Puna me vetitë e dokumentit në Word Dhe, në veçanti, të dish si të futësh informacione të tilla si emri i skedarit, shtegu ose çdo veti tjetër në vetë dokumentin është një aftësi jashtëzakonisht e dobishme për ata që duan t'i mbajnë skedarët e tyre të organizuar dhe të paraqitur profesionalisht. Edhe pse në shikim të parë mund të duket si një funksion bazë, Word ofron mundësi të shumta për automatizimin, personalizimin dhe shfrytëzimin maksimal të këtyre vetive, si përmes ndërfaqes grafike ashtu edhe duke përdorur kode të avancuara fushash.
Në këtë artikull do të shpjegoj absolutisht gjithçka që duhet të dini rreth mënyrës së futjes së vetive të dokumentit në Word duke përdorur fushën FileName. me modifikuesin \p (për të shfaqur shtegun e plotë), si dhe vetitë e tjera standarde dhe të personalizuara, dhe implikimet e tyre për mjediset bashkëpunuese, menaxhimin e dokumenteve ose përdorimin në SharePoint. Do të shqyrtoj gjithashtu opsionet e disponueshme brenda vetë Word dhe, për përdoruesit më të përparuar, manipulimin e XML dhe përdorimin e SDK-ve të zhvillimit. Le të fillojmë!
Cilat janë vetitë e një dokumenti Word?
L vetitë e dokumentit Në Word, meta të dhënat përbëhen nga një seri meta të dhënash që përshkruajnë përmbajtjen dhe karakteristikat e skedarit. Vetitë kryesore përfshijnë titullin, autorin, fjalët kyçe, komentet dhe datën e krijimit ose modifikimit. Por Word ju lejon të shkoni shumë më tej duke shtuar vetitë e personalizuara që mund t’i përcaktoni vetë ose që mund të jenë të nevojshme në mjediset e biznesit dhe ato bashkëpunuese.
Këto veti janë thelbësore në menaxhimin e dokumenteve, pasi lehtësojnë kërkimin, organizimin dhe klasifikimin e skedarëvePër më tepër, ato mund të përdoren për të automatizuar informacionin në kopertina, headers ose fundfaqe, duke siguruar që sa herë që dokumenti hapet ose printohet, ai të ketë informacionin më të azhurnuar, siç është vendndodhja e tij (shtegu i plotë), emri, data e modifikimit të fundit, etj.
Lloje të ndryshme të vetive në Word
Për të kuptuar plotësisht se si të punohet me vetitë në Word dhe për të përfituar nga mundësitë e kodeve të fushave si FileName, është thelbësore të bëhet dallimi midis llojeve të mëposhtme të vetive:
- Vetitë kryesore: Ato janë të përbashkëta për të gjitha programet e Office dhe zakonisht përfshijnë titullin, autorin, subjektin, kategorinë, fjalët kyçe dhe datën e krijimit, ndër të tjera.
- Vetitë specifike të aplikacionit: Këto janë, për shembull, ato që i përkasin vetëm Word-it, siç është numri i faqeve, fjalëve, paragrafëve ose emrave të shablloneve.
- Karakteristikat e personalizuara: Këto janë ato që përdoruesi (ose një aplikacion) mund t'i përcaktojë sipas dëshirës, për shembull, për të shtuar emrin e një shqyrtuesi përgjegjës, një kod të brendshëm projekti, statusin, etj.
- Vetitë e nxjerra nga llojet e përmbajtjes: Në mjedise si SharePoint, mund të përcaktoni veti që varen nga lloji i dokumentit ose përmbajtja specifike që menaxhohet.
Këto veti, përveçse janë të disponueshme përmes ndërfaqes grafike të Word-it, Ato mund të përdoren dinamikisht brenda dokumentit duke futur fusha. që i referohen vlerës së tyre, duke siguruar kështu që çdo ndryshim pasqyrohet automatikisht në të gjitha pjesët e dokumentit ku shfaqet ajo fushë.
Si të futni vetitë e dokumentit në Word duke përdorur fushat
Fjala ka të ashtuquajturin kodet e fushave, fragmente të vogla që ju lejojnë të ngulitni informacione të ndryshueshme dhe të automatizoni detyrat brenda dokumentit tuaj. Në këtë mënyrë, ju mund të shfaqni të dhëna si emri i skedarit, autori ose data e printimit pikërisht aty ku ju nevojiten.
Për të futur, për shembull, emrin e skedarit ose rrugën e tij të plotë, përdoret kodi i fushës FileName së bashku me modifikuesin \p:
- Emri i Skedarit: Vendos emrin e skedarit aktual.
- Emri i Skedarit \p: Vendosni rrugën e plotë ku ruhet skedari, si dhe emrin e tij.
Mënyra e zakonshme për të futur ndonjë veti në Word duke përdorur fushat është:
- Shko te skeda futur dhe zgjedh Titulli o futboll, varësisht nga vendi ku dëshironi ta përfshini informacionin.
- zgjedh redaktoni kokën o redaktoni fundin e faqes.
- Klikoni mbi artikuj të shpejtë dhe pastaj zgjidhni Fushë….
- Në listën e emrave të fushave, zgjidhni FileName (ose vetia që dëshironi: Data, Autori, Titulli, etj.).
- Kontrolloni kutinë Shto shtegun për emrin e skedarit nëse doni të përfshini rrugën e plotë (kjo shton modifikuesin \p automatikisht).
- shtyp pranoj dhe përfundojeni duke redaktuar kokën ose fundin e faqes.
Ky informacion do të mbahet gjithmonë i azhurnuar dhe do të modifikohet kur ta ruani dokumentin në një vendndodhje tjetër ose kur të ndryshoni emrin e skedarit.
Vendosni vetitë e tjera duke përdorur fushat në Word
Lista e fushave të disponueshme është e gjerë. Disa nga vetitë më të dobishme që mund të futni janë:
- Author: Shfaq autorin e dokumentit.
- Data: Printon datën (me format të konfigurueshëm).
- Titulli: Titulli i dokumentit.
- Ruajtur për herë të fundit nga: Tregon se kush e ruajti skedarin për herë të fundit.
- Prona e Dokumentit: Ju lejon të zgjidhni çdo veti ekzistuese të personalizuar.
Nga e njëjta kuti dialogu për futjen e fushës (Pjesë të Shpejta > Fushë), mund të zgjidhni formatin që dëshironi ose, nëse fusha e lejon, kombinime shtesë opsionesh.
Përshtatje e Avancuar: Vetitë e Personalizuara
Përveç vetive standarde, Word ju lejon të përcaktoni vetitë e personalizuara nga vetë dokumenti. Kjo është veçanërisht e dobishme në kontekstet e korporatave ku duhet të shoqëroni informacione shtesë me secilin skedar.
Për të krijuar një pronë të personalizuar:
- Hapni dokumentin në Word.
- Hyni në skedë Arkivi dhe zgjidh informacion.
- Klikoni mbi Vetitë > Vetitë e Avancuara.
- Shko te skeda Të personalizuara.
- Futni emrin dhe vlerën e pronës, zgjidhni llojin dhe shtypni shtoj.
Pasi të përcaktohet, Ju mund t'i futni këto veti kudo në dokument duke përdorur fushën DocProperty. Për shembull, kur futni fushën DocPropertyYourPropertyName, vlera e pronës do të pasqyrohet automatikisht kudo që dëshironi.
Kjo veçori është thelbësore për personalizimin e shablloneve, kontratave, raporteve ose dokumenteve të standardizuara që kërkojnë fusha të ndryshueshme në varësi të klientit, projektit, botimit etj.
Si ruhen vetitë në skedarët Word
Dokumentet moderne të Word-it (docx) përdorin formatin Office Open XML, ku të gjitha informacionet e lidhura me dokumentin (duke përfshirë vetitë kryesore, të zgjeruara dhe të personalizuara) ruhen në seksione të ndryshme të skedarit të kompresuar.
Vetitë kryesore (vetitë thelbësore) ruhen në nyje coreProperties me etiketa si dc:title, dc:creator, cp:keywords. Për shembull:
Dokumenti im Juan Pérez 4 2024-03-14T10:15:00Z
Vetitë specifike të programit (vetitë e zgjeruara) shfaqen nën nyjen Properties, duke përfshirë numrin e faqeve, shabllonin, kompaninë, numrin e fjalëve, etj. Për shembull:
5 2500 Kompania ime SL
Vetitë e personalizuara (vetitë e personalizuara) ruhen në seksionin e tyre nën custom-properties, me emër dhe vlerë të përcaktuar nga përdoruesi:
Carlos López
I gjithë ky informacion mund të shihet dhe madje të modifikohet nëse keni aftësi të avancuara në redaktimin e XML ose nëse zhvilloni zgjidhje me Open XML SDK.
Automatizim dhe Menaxhim i Avancuar: Përdorimi i SDK-së Open XML
Për mjediset ku automatizimi është thelbësor, veçanërisht në kompanitë që gjenerojnë dhe menaxhojnë vëllime të mëdha skedarësh, është e dobishme të dini se si të bashkëveproni në mënyrë programore me vetitë e dokumentit Word. SDK-ja Open XML e bën të lehtë krijimin, modifikimin dhe dërgimin e pyetjeve për vetitë e personalizuara duke përdorur kodin.
Për shembull, duke përdorur funksionin Vendos Pronën e Personalizuar (e disponueshme në C# ose VB), ju mund të shtoni ose modifikoni në mënyrë programore vetitë e personalizuara. Metoda zakonisht kërkon:
- Emri i skedarit.
- Emri i pronës.
- Vlera e pronës.
- Lloji (tekst, datë, numër, etj.).
Procesi përfshin hapjen e dokumentit në modalitetin e shkrimit, gjetjen ose krijimin e seksionit të vetive të personalizuara, fshirjen e vetive nëse ajo ekziston tashmë (për të shmangur konfliktet e tipit), shtimin e vetive të reja dhe ruajtjen e dokumentit. Ai gjithashtu kujdeset për mirëmbajtjen e atributit. pyesni në mënyrë sekuenciale, thelbësore për integritetin e skedarit XML.
Falë kësaj procedure, vetitë e personalizuara janë plotësisht të arritshme si nga vetë Word ashtu edhe nga sistemet e menaxhimit të dokumenteve ose aplikacionet e palëve të treta.
Ndërveprimi dhe menaxhimi i dokumenteve: integrimi me SharePoint
Në mjediset e korporatave ose arsimore, është e zakonshme të ruhen dokumente në platforma të tilla si SharePointVetitë e dokumentit Word luajnë një rol kyç në sinkronizimin dhe menaxhimin e dokumenteve:
- Kur modifikoni vetitë nga Paneli i Informacionit të Dokumentit në Word, ato shfaqen si kolona të meta të dhënave në bibliotekën e SharePoint.
- Çdo ndryshim në nivelin e kolonës në bibliotekë mund të përmblidhet në dokument si një veti e re.
- Vetitë kryesore zakonisht sinkronizohen, ndërsa disa veti të personalizuara (p.sh., identifikuesit e llojit të përmbajtjes) nuk mblidhen në bibliotekë.
Për më tepër, për llojet e dokumenteve të personalizuara në SharePoint, vetitë specifike të caktuara për përmbajtjen ruhen në seksionin customXml dhe sinkronizohen automatikisht midis dokumentit Word dhe bibliotekës, duke lehtësuar menaxhimin dhe gjurmueshmërinë.
Opsione shtesë: integroni dhe lidhni skedarë ose përdorni hiperlidhje
Së bashku me vetitë, Word lejon futni hiperlidhje të brendshme dhe të jashtme, si dhe objekte të ngulitura Për të shtuar edhe më shumë funksionalitet në dokumentet tuaja:
- Hiperlidhje të brendshme: Duke përdorur faqeshënuesit, mund të krijoni kalime në seksione specifike të dokumentit (ideale për raporte ose manuale të gjata).
- Hiperlidhje të jashtme: Ato ju lejojnë të lidheni me faqe interneti, skedarë në kompjuterin tuaj ose shtigje relative.
- Objektet e ngulitura: Mund të futni skedarë të tërë (PDF, prezantime, spreadsheet-e) si objekte brenda vetë dokumentit Word, në mënyrë që ato të bëhen pjesë e skedarit dhe të mos varen nga shtigje të jashtme.
Kur përdorni lidhje për skedarë të jashtëm, rekomandohet që të gjithë skedarët e lidhur të ruhen në të njëjtën dosje ose strukturë lokale si dokumenti Word., për t'u siguruar që lidhjet funksionojnë edhe nëse e kopjoni grupin në një kompjuter tjetër.
Sa i përket hiperlidhjeve, Word krijon automatikisht vendmbajtës për titujt dhe nëntitujt nëse përdorni stilet e paracaktuara për Titullin 1, Titullin 2, etj., duke lehtësuar kështu navigimin e brendshëm.
Redaktimi, fshirja dhe shikimi i fushave dhe vetive
Redaktimi ose fshirja e një fushe në Word është e lehtë: thjesht klikoni me të djathtën mbi fushë dhe zgjidhni opsionin që dëshironi (redakto, përditëso, fshij). Për hiperlidhjet, mund t'i modifikoni ose fshini ato nga menyja e kontekstit. Nëse keni futur veti të personalizuara dhe dëshironi të përditësoni vlerën e tyre, bëjeni këtë nga Skedari > Informacioni > Vetitë e Avancuara, dhe përditëson fushat me F9 për të parë ndryshimet e pasqyruara në dokument.
Në mënyrë të ngjashme, mund të shfaqni ose fshihni kodet e fushave në dokument duke përdorur Alt + F9, e cila është e dobishme nëse duhet të rishikoni ose modifikoni manualisht komandat.
Pyetje të zakonshme dhe probleme të mundshme
Puna me vetitë dhe lidhjet në Word mund të shkaktojë disa probleme nëse skedarët përkatës nuk menaxhohen siç duhet. Kur zhvendosni dokumente në kompjuterë të tjerë, përpiquni të ruani strukturën e dosjeve të skedarëve të lidhur dhe, nëse është e mundur, përdorni shtigje relative. Nëse keni nevojë për transportueshmëri maksimale, merrni në konsideratë integrimin e skedarëve në Word (megjithëse kjo do të rrisë madhësinë e dokumentit).
Në kontekste bashkëpunuese me përdorues të shumtë që modifikojnë dokumente, përditësimi i fushave mund të kërkojë pak vëmendje për t'u siguruar që të gjitha të dhënat pasqyrojnë ndryshimet më të fundit. Gjithashtu, mos harroni se meta të dhënat e dokumentit mund të përmbajnë informacione të ndjeshme, kështu që është mirë t'i rishikoni ato përpara se të ndani një skedar jashtë.
