Ardhja e Copilot në Microsoft 365 ka revolucionarizuar mënyrën se si e menaxhojmë dhe e shfrytëzojmë sa më shumë SharePoint Online. Pavarësisht nëse jeni administrator, pronar faqeje interneti apo përdorues i përparuar, ndoshta keni menduar se si mund ta shfrytëzoni Copilot për të menaxhuar, mbrojtur dhe optimizuar përmbajtjen e organizatës suaj në mënyrë më inteligjente dhe efektive.
Në këtë udhëzues të detajuar, do të gjeni gjithçka që duhet të dini për të menaxhuar SharePoint Online me Copilot, duke kombinuar më të mirën e administrimit tradicional me fuqinë e inteligjencës artificiale. Do të mbulojmë gjithçka, nga kontrolli i shpërndarjes së përmbajtjes, caktimi i pronarëve, pastrimi i faqeve, konfigurimi i agjentëve dhe mbrojtja nga shpërndarja e tepërt, deri te truket më të avancuara të Copilot për t'ju ndihmuar të përmirësoni produktivitetin dhe bashkëpunimin në organizatën tuaj, për të mos përmendur këshilla për privatësinë dhe sigurinë.
Pse Copilot ndryshon administrimin e SharePoint Online
Integrimi i Copilot në SharePoint Online do të thotë të punosh krah për krah me inteligjencën artificiale të Microsoft 365 për të automatizuar detyrat e përsëritura, për të optimizuar rrjedhat e punës dhe për të marrë vendime të informuara bazuar në të dhënat e organizatës suaj. Produktiviteti dhe efikasiteti bëjnë një hap përpara duke qenë në gjendje t'i kërkojë Copilot të gjenerojë, përmbledhë ose integrojë përmbajtje, por që gjithçka të funksionojë siç pritet, është thelbësore që administrimi i SharePoint të jetë i planifikuar mirë që nga fillimi.
Prandaj, Çelësi është përgatitja e duhur e SharePoint, duke vendosur politika të avancuara të administrimit, duke shqyrtuar lejet dhe duke siguruar cilësinë dhe rëndësinë e përmbajtjes., në mënyrë që Copilot të “kuptojë” dhe të ketë akses vetëm në informacionin e saktë.
Shtyllat e administrimit të avancuar në SharePoint për Copilot
Administrimi i fortë i SharePoint Online është themeli për Copilot për t'i sjellë vlerë të vërtetë biznesit tuaj. Siç rekomandon Microsoft në dokumentacionin e tij zyrtar, ka tre shtylla kryesore që duhet t'i menaxhoni me vëmendje të veçantë Përpara se të integroni Copilot në rrjedhat tuaja të punës:
- Menaxhimi i zgjerimit të përmbajtjes: Është thelbësore të shmanget dyfishimi i skedarëve, dokumenteve dhe faqeve të internetit, si dhe të sigurohet që çdo përmbajtje të ketë një qëllim, një strukturë koherente dhe persona të identifikuar qartësisht përgjegjës për të.
- Kontrolli i aksesit dhe ndarja: Kufizimi i atyre që mund të ndajnë, modifikojnë ose të kenë akses në informacion është thelbësor për mbrojtjen e të dhënave të ndjeshme dhe parandalimin e rrjedhjeve aksidentale. Bashkë-pilot duhet të shohë vetëm atë që secili përdorues ka leje të shohë.
- Menaxhimi i ciklit jetësor të përmbajtjes: Dokumentet dhe faqet e vjetruara mund të pengojnë përvojën dhe të kontaminojnë rezultatet e Copilot. Mbajtja e gjithçkaje të pastër, të përditësuar dhe relevante është thelbësore.
Si të optimizoni zgjerimin e përmbajtjes në SharePoint
SharePoint mund të rritet në mënyrë eksponenciale nëse nuk vendosni kufij dhe rregulla të qarta.Kjo mund të çojë në dhjetëra faqe të dyfishta, skedarë që askush nuk e di se për çfarë shërbejnë dhe probleme qeverisjeje. Këtu administrimi i avancuar dhe Copilot punojnë së bashku për të optimizuar përvojën:
- Vendos procese për krijimin dhe shqyrtimin e përmbajtjes: Ofron udhëzime për pronarët e faqeve të internetit që të krijojnë vetëm atë që është e nevojshme dhe të rishikojnë periodikisht dokumentet dhe faqet që ata menaxhojnë.
- Shmangni dyfishimin: Përdorni mjetet dhe raportet e auditimit të SharePoint për të zbuluar përmbajtje të dyfishtë dhe për të ndërmarrë hapa për të bashkuar ose fshirë përmbajtje të panevojshme.
- Ofron trajnim dhe mbështetje: Copilot mund të ndihmojë në përgjigjen e pyetjeve të zakonshme dhe t'i udhëzojë përdoruesit përmes krijimit efikas të përmbajtjes, por sigurohuni që të gjithë t'i dinë rregullat e përgjithshme të organizatës.
Kontrollimi i lejeve dhe ndarja e informacionit
Një nga rreziqet më të mëdha kur Copilot i bashkohet një organizate është se ajo mund të ketë akses ose të shpërndajë informacione që nuk duhet. Si parazgjedhje, Copilot merr leje nga secili përdorues, por nëse dikush ka shpërndarë diçka më shumë seç duhet, IA do ta shohë edhe atë.Ju duhet të veproni mbi:
Cilësimet e ndarjes globale dhe për secilën faqe interneti
- Rishikoni opsionet e parazgjedhura të ndarjes: Kufizoni ndarjen globale në lidhje për njerëz të caktuar në vend që të aktivizoni "të gjithë përveç përdoruesve të jashtëm".
- Fshih lejet e fushëveprimit të gjerë: Nëse është e mundur, çaktivizoni opsione si "Të gjithë" në mënyrë që asnjë përdorues fundor të mos e ndajë aksidentalisht përmbajtjen me tepri.
- Kërkojuni pronarëve të faqeve të merren me kërkesat për akses: Në këtë mënyrë siguroheni që gjithmonë ka dikush përgjegjës për çdo përmbajtje të ndarë.
Mjete për të identifikuar dhe adresuar ndarjen e tepërt
Microsoft rekomandon përdorimin e raportet e avancuara në SharePoint për të identifikuar faqet ku përmbajtja ndahet në mënyrë të tepruar, gjë që mund të kompromentojë sigurinë dhe qeverisjen. Ekzistojnë dy lloje kryesore raportesh:
- Raportet e bazuara në aktivitete: Ato analizojnë llojet e lejeve që përdoren më shpesh në faqe (p.sh., "Të gjithë përveç përdoruesve të jashtëm", "Kushdo që ka lidhjen", etj.) dhe ndihmojnë në zbulimin e pikave kritike.
- Raportet bazë: Ato vlerësojnë numrin e përdoruesve me akses krahasuar me një prag të përcaktuar, për të identifikuar faqet e ekspozuara mbi pragun e rekomanduar. Ato mund të gjenerohen. duke përdorur PowerShell me modulin SharePoint Online.
Debugging dhe pastrim automatik i faqeve dhe përmbajtjes
Akumulimi i faqeve joaktive ose përmbajtjes së vjetëruar jo vetëm që e ndërlikon administrimin, por mund të ndikojë negativisht në përgjigjet që ofron Copilot.Nëse ka dokumente ose faqe interneti të vjetra që askush nuk i qaset, Copilot mund të ofrojë të dhëna të parëndësishme ose të tejkalojë kufijtë e privatësisë. Për ta bërë këtë:
- Ekzekutoni direktivat e faqes joaktive: Mund të caktoni rregulla që identifikojnë automatikisht faqet që nuk kanë parë asnjë aktivitet gjatë një periudhe kohore. Pronarët e faqeve do të marrin njoftime dhe mund të tregojnë nëse ato janë ende të nevojshme.
- Filtro dhe raporto në më pak se pesë minuta: SharePoint ju lejon të gjeneroni shpejt një raport mbi faqet e internetit të bllokuara dhe gjithashtu mund t'i kërkoni Copilot t'ju ndihmojë të interpretoni të dhënat dhe të sugjeroni veprime.
- Përcakton fazat për eliminimin: Nëse faqet nuk nevojiten më, bëjini ato vetëm për lexim dhe përgatitini për arkivim në Microsoft 365, i cili mund të arkivohet për 3, 6, 9 ose 12 muaj në varësi të cilësimeve tuaja.
Caktimi dhe validimi i pronarëve të faqes
Të kesh të paktën dy pronarë të vlefshëm për faqe është thelbësore. për vazhdimësinë e administrimit dhe menaxhimit. Pronarët janë përgjegjës për shqyrtimin e aksesit në përmbajtje, pastrimin e faqeve joaktive dhe reagimin ndaj auditimeve të sigurisë. Microsoft ju ofron:
- Direktivat për Pronën e Vendndodhjes: Mund të ekzekutosh një politikë në modalitetin e simulimit për të gjetur faqe pa pronarë të mjaftueshëm dhe më pas të aktivizosh njoftime për t'i nxitur përdoruesit të marrin pronësinë.
- Përditësimi periodik: Vendosni përkujtesa për të kontrolluar vlefshmërinë e pronarëve, veçanërisht në vendet kritike për biznesin.
Kontroll i aksesit nga Copilot
Kur Copilot i përgjigjet një pyetjeje, e bën këtë bazuar në grafikun e Microsoft dhe lejet e secilit përdorues. Por Nëse nuk kontrolloni se kush mund ta shohë secilin dokument, mund të keni surpriza.Për ta monitoruar dhe përmirësuar këtë, përdorni:
Rishikimet e aksesit në faqe
- Pronarët e faqes shqyrtojnë listën e përdoruesve dhe lejeve: Ata mund të përcaktojnë nëse qasja është e pranueshme apo duhet të kufizohet. Nëse zbulojnë akses të tepërt, mund ta korrigjojnë atë nga paneli i shqyrtimit.
- Panele të avancuara të administrimit: Ato ju lejojnë të shihni vendet më të cenueshme me një shikim dhe të ndërmerrni veprime të shpejta përpara se Copilot t'i marrë në konsideratë.
Politika specifike për bashkëpilotin
- Kontroll i Qasjes së Kufizuar (RAC): Kufizoni aksesin për grupe specifike në mënyrë që vetëm ata të mund të shikojnë ose të kenë akses në përmbajtje duke përdorur Copilot.
- Përmbajtje e kufizuar (zbulim): Lejon që faqja të vazhdojë të funksionojë siç duhet, por parandalon shfaqjen e përmbajtjes së saj në rezultatet e Copilot ose në kërkimin organizativ.
Menaxhim proaktiv i vendeve kritike
Ka vende që, nga natyra e tyre, kërkojnë mbrojtje dhe kontroll maksimal. Për këto raste, Microsoft rekomandon masa më kufizuese.:
- Zbatoni RAC që nga fillimi i ciklit jetësor të faqes.
- Përdorni zbulimin e kufizuar të përmbajtjes për të lënë lejet të njëjta, por mbrojeni ekspozimin ndaj Copilot.
- Merrni në konsideratë bllokimin e shkarkimeve ose kufizimin e aksesit në dokumente shumë të ndjeshme, duke përfshirë regjistrimet e Teams.
- Aplikoni enkriptimin me të drejta nxjerrjeje në dokumentet kritike.
Menaxhimi i agjentëve në SharePoint me Copilot
Brenda SharePoint, Copilot gjithashtu punon me një sistem agjentësh që mund të krijohen, modifikohen dhe ndahen nga anëtarët e faqes. Ato janë mjete të vogla, të automatizuara ose magjistarë të personalizuar që përmirësojnë administrimin e faqes:
Menaxhimi dhe miratimi i agjentëve
- Çdo anëtar mund të krijojë agjentë: Përdoruesit me lejet e duhura mund të krijojnë agjentët e tyre dhe t'i ndajnë ata.
- Pronarët e faqes miratojnë agjentët: Vetëm agjentët e miratuar u shfaqen të gjithë përdoruesve, duke siguruar kontroll dhe cilësi.
- Caktimi i agjentit të parazgjedhur: Mund të zgjidhni se cili agjent ngarkohet si parazgjedhje për secilën faqe interneti, duke e bërë më të lehtë aksesin në veçoritë e përbashkëta.
Largimi dhe Menaxhimi i Agjentëve
- Agjentët mund të fshihen njësoj si çdo skedar tjetër, duke hyrë në skedarin .agent dhe duke përdorur menynë e kontekstit.
- Për më shumë informacion në lidhje me agjentët, ekziston dokumentacion specifik me pyetje të shpeshta dhe lidhje me burime zyrtare.
Kërkesat dhe hapat për të aktivizuar Copilot në Microsoft 365
Përpara se të përdorni Copilot në faqet e SharePoint Online, është e rëndësishme të siguroheni që organizata juaj i plotëson kërkesat e licencimit dhe konfigurimit:
- Licencë e vlefshme e pilotit të dytë: Vetëm përdoruesit me një abonim në Microsoft 365 Copilot mund të hyjnë në Copilot në aplikacione. Është thelbësore të keni llogarinë e saktë të lidhur me të.
- Për bizneset, do t'ju duhet një abonim si Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 ose F3 me Copilot të aktivizuar.
- Cilësimet e sakta të privatësisë: Është shumë e rëndësishme që opsionet "Përvojat që analizojnë përmbajtjen tuaj" dhe "Të gjitha përvojat e lidhura" të jenë të aktivizuara në seksionin e privatësisë të aplikacioneve Microsoft 365.
Pyetje të shpeshta rreth Copilot në SharePoint Online
Integrimi i Copilot me SharePoint ngre shumë pyetje të zakonshme, prandaj ia vlen të shqyrtohen disa pika të rëndësishme:
- Ku shfaqet Copilot? Nëse keni licencën dhe konfigurimin e duhur, Copilot është i disponueshëm në skedën Kryesore në Word, Excel, PowerPoint dhe Outlook, si dhe në vetë ndërfaqen e SharePoint Online.
- Kush mund të krijojë dhe përdorë agjentë? Çdo anëtar me lejet e duhura mund të krijojë agjentë, por miratimi dhe publikimi i tyre varet nga pronarët e faqes.
- Si kontrollohet privatësia dhe siguria? Copilot qaset vetëm në atë që mund të shohë secili përdorues, por vendosja e lejeve dhe politikave është përgjegjësi e administratorit ose pronarit të faqes.
Përmirësime të ardhshme: inteligjenca artificiale dhe përputhja semantike
Microsoft po punon në mjete të reja të bazuara në inteligjencën artificiale, siç është përputhja semantike, për ta bërë më të lehtë zbulimin e faqeve me modele ose probleme të ngjashme. Kjo do t'ju lejojë të analizoni të gjithë mjedisin tuaj dhe të gjeni, falë inteligjencës artificiale, faqe të tjera që mund të kenë rreziqe ose nevoja të ngjashme me ato që keni identifikuar tashmë., duke optimizuar më tej menaxhimin dhe mbrojtjen e informacionit.
Të kuptuarit dhe zotërimi i të gjitha këtyre mjeteve dhe praktikave më të mira do t'ju lejojë të përfitoni sa më shumë nga integrimi i Copilot me SharePoint Online. Menaxhimi i avancuar, i kombinuar me politikat e duhura të kontrollit dhe pastrimit, siguron një përvojë shumë më të sigurt, të optimizuar dhe produktive për të gjithë përdoruesit., duke minimizuar rreziqet dhe duke fuqizuar inteligjencën artificiale si një aleat i vërtetë në punën e përditshme. Ndani informacionin dhe më shumë njerëz do të dinë për këtë mjet..