Nëse po mendoni të krijoni shabllonet tuaja për Word, keni ardhur në vendin e duhur. Të kesh një bazë të përgatitur mirë të kursen kohë, shmang dhimbjet e kokës që lidhen me formatimin dhe të lejon të standardizosh dokumentet me cilësi profesionale pa i përsëritur detyrat vazhdimisht. Në vend që të fillosh çdo skedar nga e para, puna me një shabllon të jep një strukturë të fortë dhe koherente që nga sekonda e parë.
Në këtë udhëzues unë shpjegoj, hap pas hapi dhe në detaje, gjithçka që ju nevojitet për të dizajnuar, ruajtur dhe menaxhuar shabllonet tuaja në Word. duke u bazuar në atë që vetë programi ofron tashmë dhe duke përmirësuar çdo cilësim të tastit. Do të shihni se çfarë është saktësisht një shabllon, pse ia vlen ta përdorni, si ta personalizoni një dokument ekzistues, cilat formate skedarësh të zgjidhni dhe ku t'i ruani, si dhe si ta mbroni punën tuaj dhe cilët elementë të përfshini për ta bërë çdo dokument perfekt.
Çfarë është një shabllon në Word dhe për çfarë përdoret?
Një shabllon në Word është një lloj i veçantë dokumenti që, kur hapet, gjeneron automatikisht një kopje të re gati për redaktim. Kjo sjellje është çelësi: shablloni vepron si një shabllon. Nuk modifikohet kur krijohen dokumente prej tij; në vend të kësaj, çdo skedar i ri është i pavarur, duke ju lejuar të mbani të paprekur bazën origjinale.
Imagjinoni një plan biznesi, një raport të gjatë ose një tezë akademike me kërkesa të rrepta formale. Në vend që të konfiguroni kufijtë, fontet, stilet dhe paraqitjen e faqes për secilin projekt, mund të krijoni një shabllon me të gjithë këta parametra të paracaktuar dhe ta keni gati kornizën. Pastaj, thjesht hapni shabllonin, plotësoni seksionet me përmbajtjen tuaj dhe ruani rezultatin përfundimtar si një dokument të rregullt në formatin DOCX ose, nëse përfshin makro, në formatin DOCX. Ky skedar është i ndarë nga shablloni mbi të cilin është bazuar.
Pse puna me shabllone formatimi ta bën jetën më të lehtë?
Shabllonet e formatit sigurojnë një prezantim të qëndrueshëm dhe profesional me përpjekje minimale. Përcaktimi paraprak i llojit dhe madhësisë së shkronjave, hapësirës midis rreshtave, stileve të titullit dhe paragrafëve, si dhe rregullimi i elementëve të përbashkët parandalon variacionet bezdisëse dhe zvogëlon gabimet e paraqitjes që, në tekstet e gjata, shumohen pa e kuptuar.
Në mjediset ku duhen përmbushur standarde të rrepta prezantimi, shabllonet janë të çmuara. Po flasim për dokumente të korporatave, aplikime për punë, punime shkencore ose çdo dokument që kërkon qëndrueshmëri. Ju i përcaktoni rregullat një herë dhe siguroheni që çdo dokument i ri të jetë në përputhje me to, pa surpriza ose mospërputhje.
Plus, Word vjen me shabllone të parainstaluara për shumë raste përdorimi të zakonshme. Jo vetëm formate të përgjithshme: ekzistojnë edhe shabllone për formularë dhe lloje specifike dokumentesh, siç janë kokat e letrave, ftesat ose kartat e biznesit. Nëse këto opsione nuk i përshtaten nevojave tuaja, gjithmonë mund të krijoni shabllonet tuaja në Word dhe të ruani cilësimet e personalizuara si bazë për punë të ardhshme.
Ku mund të gjej shabllone të gatshme për përdorim?
Nëse keni një lidhje interneti, mund të eksploroni një bibliotekë të madhe shabllonesh në Office.com pa dalë nga Word. Hapni skedën Skedari, zgjidhni I Ri dhe shfletoni kategoritë e disponueshme. Do të gjeni një shumëllojshmëri dizajnesh që mund t'i përdorni siç janë ose t'i përdorni si pikënisje për të krijuar shabllonin tuaj të personalizuar.
Zgjedhja e një modeli të mirë fillestar ju kursen kohë në dizajn dhe ju lejon të përqendroheni në atë që është e rëndësishme. Edhe pse është e zakonshme të përshtatni detajet me stilin tuaj, është një ide e mirë të filloni me një dizajn që është afër asaj që dëshironi të arrini për të zvogëluar ndryshimet e minutës së fundit dhe për të arritur një rezultat të qëndrueshëm që nga fillimi.
Para se të filloni: filloni nga e para ose personalizoni një ekzistues
Mund t’i krijoni shabllonet tuaja në Word tërësisht nga e para ose, edhe më lehtë, të personalizoni një që i plotëson tashmë nevojat tuaja. Përmirësimi i një baze të dhënash ekzistuese është mënyra më e shpejtë: ju përfitoni nga struktura e saj dhe e përshtatni atë sipas nevojave tuaja, duke përfshirë elementë statikë, stile dhe blloqe teksti që do të përsëriten në të gjitha dokumentet e gjeneruara prej saj.
Përshtatja e shablloneve ekzistuese funksionon veçanërisht mirë në kontekste korporative ose akademike. Për shembull, mund të shtoni kokën zyrtare të organizatës, logon me versionin e saktë ose një fundfaqe me informacion ligjor. Është gjithashtu e dobishme për të vendosur kufijtë, dhëmbëzimet, titujt dhe stilet e tabelave që do të përdoren në mënyrë të përsëritur.
Krijoni shabllone nga një ekzistues në Word
Ja hapat e qartë për të marrë një shabllon të parapërgatitur, për ta rregulluar dhe për ta ruajtur si shabllon tuajin në Word. Do të zbuloni se procesi është i drejtpërdrejtë dhe përfundon shumë shpejt nëse i keni të qarta ndryshimet që dëshironi të bëni.
- Nga menyja Skedar, zgjidhni I ri nga Shablloni.
- Zgjidhni një shabllon të ngjashëm me atë që ju nevojitet dhe klikoni Krijo.
- Bëni të gjitha rregullimet: shtoni ose hiqni tekst të fiksuar, futni grafikë, ndryshoni stilet, përcaktoni fontet, hapësirën midis rreshtave dhe çdo formatim që duhet të përsëritet në çdo dokument bazuar në këtë shabllon.
- Hapni Skedarin dhe zgjidhni Ruaj si Shabllon.
- Futni një emër për të identifikuar shabllonin tuaj të ri.
- (Opsionale) Specifikoni vendndodhjen ku dëshironi ta ruani nëse nuk doni të përdorni cilësimin parazgjedhur.
- Në fushën Formati i skedarit, zgjidhni Shablloni i Microsoft Word me një zgjerim dotx, ose nëse shablloni përfshin makro, zgjidhni opsionin e shabllonit të aktivizuar nga makrot me një zgjerim dotm.
- Konfirmoni me Ruaj për të ruajtur shabllonin.
Pas ruajtjes, shablloni është i disponueshëm për ju që të gjeneroni dokumente të reja me vetëm disa klikime. Pra, herën tjetër që ju nevojitet një dokument i të njëjtit lloj, mund ta hapni atë nga ky shabllon dhe të keni gjithçka thelbësore të konfiguruar tashmë, pa pasur nevojë të përsërisni formatimin ose të shtoni elementë të përbashkët çdo herë.
Cilat elementë duhet të përfshihen kur krijohen shabllone të mirë-bëra në Word?
Një shabllon i mirë jo vetëm që përcakton estetikën, por gjithashtu përcakton strukturën dhe kontrollet e përmbajtjes që e bëjnë redaktimin më të lehtë. Sa më të rëndësishme të jenë udhëzimet që lini brenda shabllonit, aq më e lehtë do të jetë për këdo që ta replikojë standardin pa bërë gabime.
Seksionet e rekomanduara dhe tekstet e kërkuara. Mund të përfshini udhëzime me udhëzime ose shembuj, si dhe tekst që duhet të mbetet i pandryshuar në të gjitha dokumentet. Për shembull, një klauzolë ligjore e fiksuar në fund të faqes, një njoftim konfidencialiteti ose një faqe kopertine me tekst të modifikuar.
Kontrollet e përmbajtjes që e udhëzojnë përdoruesin. Përfshirja e një liste zbritëse, një kutie për futjen e datës ose një vendi për emrin e projektit përmirëson përfundimin dhe ruan qëndrueshmërinë. Këto kontrolle tregojnë se çfarë duhet të përfundohet dhe si, duke shmangur improvizimin.
Identitet vizual i integruar. Një logo e pozicionuar saktë, ngjyrat e markës të aplikuara në stile dhe tabela, si dhe një dizajn konsistent i kokës dhe fundit të faqes përforcojnë imazhin e korporatës në të gjitha dokumentet e krijuara duke përdorur shabllonin.
Ruajtja e saktë: ndryshimet midis dokumenteve dhe shablloneve
Është thelbësore të bëhet dallimi midis formateve të skedarëve të dokumenteve dhe formateve të shablloneve, në mënyrë që të mos ngatërrohen konceptet. Kur punoni me përmbajtjen përfundimtare, është normale ta ruani atë si skedar docx ose, nëse përdorni makro në atë dokument, si skedar docx. Këta skedarë janë të pavarur dhe nuk e modifikojnë shabllonin origjinal.
Megjithatë, për shabllonet, duhet të përdorni dotx ose dotm. I pari është formati standard i shabllonit pa makro, dhe i dyti është formati i shabllonit me makro të aktivizuara. Zgjedhja varet nëse keni përfshirë automatizimin apo jo. Ruajtja e saktë në njërën ose tjetrën siguron që, kur hapni shabllonin, Word krijon një kopje gati për redaktim në vend që ta mbishkruajë shabllonin.
Ku ruhen shabllonet dhe si ta ndryshoni atë vendndodhje në macOS
Nëse nuk specifikoni një dosje tjetër kur ruani shabllonin, Word e vendos atë në vendndodhjen tuaj të parazgjedhur të përdoruesit në macOS. Si parazgjedhje, është në rrugën e mëposhtme: /Përdoruesit/emri i përdoruesit/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Templates. Gjetja e kësaj dosjeje ju ndihmon të organizoni shabllonet tuaja dhe të bëni kopje rezervë kur është e nevojshme.
Nëse preferoni që Word t'i ruajë automatikisht shabllonet në një dosje tjetër, mund ta ndryshoni shtegun nga preferencat e aplikacionit. Në menynë e Word-it, shkoni te Preferencat, shkoni te Cilësimet Personale dhe hapni Vendndodhjet e Skedarëve. Nga lista, zgjidhni Shabllonet e Përdoruesit dhe klikoni Modifiko. Futni shtegun për në dosjen e re që dëshironi të përdorni dhe konfirmojeni. Që nga ajo kohë, Word do t'i ruajë shabllonet e reja në atë drejtori.
Shembuj të shablloneve të dobishme që mund të krijoni në Word
Shablloni i planit të biznesit. Përcaktoni një faqe kopertine me fusha për emrin dhe datën e kompanisë, një tabelë përmbajtjeje dhe seksione për përmbledhjen ekzekutive, analizën e tregut, planin financiar dhe shtojcat. Vendosni stile hierarkike për titujt dhe nëntitujt, tabela me formatim të paracaktuar dhe kuti teksti për të nxjerrë në pah momentet kryesore.
Shabllon për kokë letre të korporatës. Vendosni logon tuaj në kokë, vendosni shkronjat dhe madhësitë e korporatës dhe shtoni një fundfaqe me informacion ligjor ose kontakti. Mbroni zonat e kokës dhe të fundit të faqes për të ruajtur identitetin tuaj vizual në të gjitha dokumentet e gjeneruara.
Model për ftesë ose kartëvizitë. Përgatitni një dizajn të përputhur me markën tuaj, me një paletë ngjyrash dhe shkronjash të qëndrueshme. Përcaktoni zona të modifikueshme me kontrolle përmbajtjeje për emrin, titullin, adresën dhe numrin e telefonit, dhe fiksoni paraqitjen bazë për të shmangur ndryshimin e shtrirjeve ose hapësirave.
Shabllon i formularit të brendshëm. Nëse keni nevojë të mbledhni të dhëna në një mënyrë të qëndrueshme, një shabllon me lista zbritëse, kuti kontrolli ose fusha të formuluara me kujdes zvogëlon gabimet dhe përshpejton përfundimin. Shënimi i fushave të kërkuara është veçanërisht i dobishëm për të shmangur lënien e boshllëqeve kritike.
Si të përfitoni sa më shumë nga shabllonet e personalizuara
Mendojeni shabllonin si një standard jetese që përcakton se si duhet të paraqiten dokumentet tuaja. Mbani një skedar të vetëm kryesor për secilin lloj dokumenti dhe përdoreni atë vazhdimisht. Nëse vini re përmirësime, përditësoni shabllonin, jo vetëm një dokument të vetëm, në mënyrë që ndryshimi të përhapet në të gjithë skedarët e ardhshëm nga ajo pikë e tutje.
Mos e përzieni përmbajtjen përfundimtare me strukturën bazë. Lini vetëm atë që duhet të përsëritet në shabllon dhe përdorni tekst shembull ose udhëzime për pjesën tjetër. Do të shmangni zvarritjen aksidentale të informacionit të vjetër nga një projekt në tjetrin.
Përfitoni nga stilet dhe temat për të kontrolluar dizajnin tuaj me një klikim. Duke përcaktuar stile me emra të mirë për titujt, nëntitujt, tekstin e trupit, citimet dhe tabelat, mund të ruani një qëndrueshmëri të fortë. Ndryshimi i një atributi stili e rregullon të gjithë dokumentin menjëherë - një nga avantazhet më të fuqishme të punës me shabllone.
Personalizimi i përmbajtjes dhe formatit pa humbur qëndrueshmërinë
Faza e rregullimit të tekstit dhe grafikës është koha për ta lënë shabllonin të mbarojë. Shtoni kopertina me paraqitje fikse, shtoni mbishkrime, standardizoni gjerësitë e imazheve dhe vendosni hapësirat para dhe pas paragrafëve në mënyrë që dokumenti juaj përfundimtar të ndihet i rehatshëm dhe të jetë i lehtë për t’u lexuar.
Vendosja e rregullave të qarta të tipografisë kursen korrigjimet e mëvonshme. Përcaktoni fontet e miratuara, madhësinë e tyre, hapësirën midis rreshtave dhe ngjyrën e parazgjedhur të tekstit të trupit nga shablloni. Përdorni stilet për të shmangur formatimin manual që prish konsistencën.
Mos harroni elementët që përsëriten në secilën faqe. Titujt me një titull dokumenti, numër, datë ose përshkrues departamenti shërbejnë për të identifikuar çdo faqe dhe për të lehtësuar navigimin, veçanërisht në raportet e gjata.
Mbrojtja dhe kontrolli i ndryshimeve në seksionet kryesore
Nëse ka blloqe që nuk duhen modifikuar, është mirë t'i mbroni ato në vetë shabllonin. Mund ta kufizoni redaktimin në zona të caktuara për të parandaluar ndryshimet aksidentale dhe, nëse ndjeshmëria e dokumentit e kërkon këtë, vendosni një fjalëkalim për të bllokuar ndryshimet në elementët strukturorë ose tekstin që duhet të mbahen siç janë.
Mbrojtja selektive mbështetet për zonat e hapura për redaktim. Në këtë mënyrë, përdoruesit mund të plotësojnë fusha dhe përmbajtje të ndryshueshme pa rrezikun e prishjes së dizajnit ose seksioneve të detyrueshme. Është mënyra ideale për të mbajtur nën kontroll versionet që qarkullojnë midis ekipeve të mëdha.
Menaxhimi i vendndodhjeve dhe organizimit të skedarëve
Centralizoni të gjitha shabllonet tuaja në një dosje të kontrolluar, të arritshme për këdo që ka nevojë për to. Përdorimi i vendndodhjes së parazgjedhur është i përshtatshëm, por në kompjuterët e ndarë, mund të dëshironi t'i zhvendosni ato në një drejtori të përbashkët. Përdorni opsionin Vendndodhjet e Skedarëve për të vendosur atë dosje si destinacion dhe për të shmangur kopjet e shpërndara.
Emërtimi i saktë i shablloneve shmang konfuzionin. Përfshi llojin e dokumentit dhe, nëse është e aplikueshme, departamentin ose qëllimin. Për shembull, Propozimi Tregtar dotx ose Raporti Shkencor dotm nëse përdor makro. Kjo konventë e bën më të lehtë gjetjen e asaj që ju nevojitet dhe zvogëlon rrezikun e hapjes së skedarit të gabuar.
Kur të zgjidhni dotx ose dotm dhe si të shmangni gabimet e zakonshme
Zgjidhni dotx për shabllone pa automatizime dhe dotm kur shablloni përfshin makro. Ky kriter i thjeshtë shmang surprizat gjatë hapjes ose ndarjes së skedarëve. Gjithashtu, mos harroni se dokumentet përfundimtare ruhen si docx ose doccm, varësisht nëse makrot përdoren apo jo në dokumentin e përfunduar.
Një gabim i zakonshëm është modifikimi aksidental i shabllonit në vend që të krijoni një dokument prej tij. Për ta shmangur këtë, mësohuni ta hapni shabllonin nga opsioni I Ri, jo nga opsioni Hap. Në këtë mënyrë, do të siguroheni që Word të krijojë një kopje të re gati për të punuar me të dhe nuk do ta prekni shabllonin tuaj kryesor.
Dije se shabllonet e ruajtura në vendndodhjen e parazgjedhur në macOS ndihmojnë në mbajtjen e gjithçkaje të organizuar dhe të arritshme. Sigurohu që t'i gjesh dhe menaxhosh ato sipas nevojave të tua për përdorim dhe shpërndarje të lehtë. Ndani tutorialin në mënyrë që përdoruesit e tjerë të mësojnë se si të krijojnë shabllonet e tyre në Word..