Në ditët e sotme, trajtimi i raporteve të gjata, punimeve akademike ose dokumenteve voluminoze të punës është thelbësor për shumë përdorues të Microsoft Word. Ardhja e mjeteve të inteligjencës artificiale, të tilla si Copilot ka shënuar një analizë “para” dhe “pas” në mënyrën e qasjes ndaj leximit dhe kuptimit të këtyre teksteve të gjata., duke i bërë detyrat si gjenerimi i përmbledhjeve të qarta dhe të drejtpërdrejta më të lehta. Në këtë artikull, do të analizojmë, hap pas hapi dhe në detaje, se si të përfitoni sa më shumë nga Copilot në Word për të krijuar përmbledhje automatike, t'i personalizoni ato sipas nevojave tuaja dhe të përfitoni sa më shumë nga të gjitha opsionet që ofron, pavarësisht nëse jeni student, profesionist apo thjesht doni të kurseni kohë në leximin tuaj.
Edhe pse dokumentacioni zyrtar i Microsoft ofron tashmë udhëzues dhe tutoriale për përmbledhjen e dokumenteve, dhe disa faqe interneti dhe blogje ndajnë përvojat e tyre, këtu kemi mbledhur të gjithë informacionin e disponueshëm dhe e kemi zgjeruar atë për ta bërë përvojën sa më të thjeshtë, produktive dhe efikase të jetë e mundur. Do t'ju tregojmë jo vetëm si gjenerohen përmbledhjet, por edhe truke për rregullimin e nivelit të detajeve, përgjigje për problemet e zakonshme dhe praktikat më të mira për arritjen e rezultateve optimale me Kopilot në Word.
Çfarë është Copilot dhe si ndihmon në gjenerimin e përmbledhjeve në Word?
Copilot është asistenti i inteligjencës artificiale i Microsoft-it i integruar në Microsoft 365 dhe, konkretisht, në Word.Funksioni i tij kryesor është t'ju ndihmojë të shkruani, të përmbledhni, të formuloni ide dhe të nxirrni informacionin më të rëndësishëm nga dokumentet tuaja, pavarësisht nëse i keni krijuar vetë ato apo janë ndarë me ju. Falë aftësive të tij analitike, ai mund të identifikojë pikat kryesore në tekst dhe t'ju ofrojë një përmbledhje të përshtatur sipas nevojave tuaja, duke ju kursyer kohë dhe përpjekje.
Nga këndvështrimi i përdoruesit, Copilot vepron si shoqërues në krijimin dhe shqyrtimin e dokumenteve, duke lejuar gjithashtu ndërveprimin përmes pyetjeve shtesë për të sqaruar ose rafinuar përmbledhjet e gjeneruara. Qoftë gjatë përgatitjes së një raporti, një prezantimi apo nxjerrjes së të gjithë informacionit thelbësor nga një tekst akademik, përdorimi i tij po bëhet gjithnjë e më i zakonshëm dhe i rekomanduar.
Opsione për përmbledhjen e dokumenteve me Copilot në Word
Falë Copilot, ekzistojnë dy mënyra kryesore për të punuar me përmbledhjet në Word:
- Përmbledhje automatike që shfaqen kur hapni një dokument të ruajtur në OneDrive ose SharePoint, nëse keni një licencë Microsoft 365 Copilot.
- Kërkoni manualisht nga Copilot të gjenerojë një përmbledhje për çdo dokument, pavarësisht vendndodhjes së tij..
Le të shohim në detaje se si të përfitojmë nga secila prej këtyre mundësive.
Si shfaqet përmbledhja automatike kur hapet një dokument
Nëse keni Microsoft 365 Copilot dhe dokumenti është i ruajtur në OneDrive ose SharePoint, kur ta hapni atë do të vini re se një përmbledhje e palosur shfaqet në krye, e gjeneruar automatikisht.Kjo veçori është veçanërisht e dobishme për dokumente të gjata që dëshironi t'i rishikoni shpejt ose të kontrolloni nëse e gjithë struktura dhe organizimi i tekstit ndjek rendin e dëshiruar.
Duke klikuar për të zgjeruar përmbledhjen, Ju keni qasje të shpejtë në idetë kryesore, temat kryesore dhe strukturën e përgjithshme të dokumentit.Kjo ju lejon të vendosni shpejt se cilat pjesë ju interesojnë, të zbuloni nëse ka diçka që duhet të lexoni më hollësisht ose thjesht të merrni një pasqyrë të përgjithshme për një takim ose prezantim të ardhshëm.
Në dokumentet e ruajtura jashtë OneDrive o SharePoint, opsioni për të parë përmbledhjen nuk është automatik, por mund ta gjeneroni manualisht duke përdorur Copilot—siç e shpjegojmë më poshtë.
Kërko manualisht një përmbledhje nga Copilot
Nëse dokumenti juaj nuk ka një përmbledhje automatike, ose preferoni ta filloni vetë, ja hapat që duhet të ndiqni:
- Klikoni butonin Copilot në shiritin e veglave të Word për të hapur panelin anësor të magjistarit.
- Në kutinë e shkrimit, futni një udhëzim të qartë si p.sh. "përmbledhni këtë dokument" ose zgjidhni opsionin e sugjerimit të propozuar nga vetë Copilot.
- Brenda pak sekondash, magjistari do të analizojë përmbajtjen e dokumentit dhe do t'ju tregojë përmbledhjen gati për shikim ose kopjim.
Për më tepër, në vetë përmbledhjen, ju keni qasje në referenca, citime burimesh dhe mundësinë për të bashkëvepruar me asistentin duke bërë pyetje pasuese ose duke personalizuar informacionin e shfaqur.
Përshtatja e nivelit të detajeve në përmbledhje
Një nga avantazhet e mëdha të Copilot është mundësia e përshtatjes së gjatësisë dhe nivelit të detajeve të përmbledhjes së gjeneruarNë fund të çdo përmbledhjeje, do të gjeni një menu zbritëse me opsionet e mëposhtme:
- brevePerfekt për ata që kanë nevojë vetëm për një përmbledhje të shpejtë ose për titujt kryesorë.
- standardPërfshi pikat kryesore dhe shto pak kontekst.
- Të hollësishmepër përdoruesit që duan të thellohen më shumë në përmbajtje dhe kërkojnë analizë të gjerë.
Ky fleksibilitet ju lejon të përshtatni informacionin sipas çdo situate, qoftë duke përgatitur një email të shpejtë, duke bërë një rishikim për një takim apo duke përgatitur një raport gjithëpërfshirës.
Ndërveprim i avancuar: Bëni pyetje dhe rregulloni përmbledhjen
Përmbledhjet e gjeneruara nga Copilot nuk janë statike; mund të vazhdoni të bashkëveproni me asistentin për të mësuar më shumë ose për të rafinuar përgjigjet tuaja.Duke përdorur butonin "Hap në Chat" në fund të përmbledhjes, mund të kërkoni numra specifikë, të kërkoni që të nxirren në pah përfundime specifike, të kërkoni shembuj ose të përsosni qasjen sipas nevojave tuaja.
Disa sugjerime të dobishme mund të jenë:
- "Çfarë aspektesh duhet të dinë drejtuesit e kompanive në lidhje me këtë çështje?"
- "Më duhet një listë me pikat kryesore për t'i ndarë me ekipin. A mund ta strukturoni atë në disa paragrafë?"
- "Tregoni nëse ka një thirrje për veprim në dokument dhe çfarë është ajo."
Në këtë mënyrë, çdo bashkëveprim shtesë i ofron Copilot më shumë kontekst, duke ofruar përgjigje dhe përmbledhje gjithnjë e më të përshtatura për secilin rast specifik.
Shihni detaje shtesë: figurat dhe pyetjet e sugjeruara
Brenda panelit të përmbledhjes, Copilot ju lejon gjithashtu të qaseni në detaje të tilla si numrat e çelësave të dokumenteve ose pyetjet shembull. që mund t'ju frymëzojnë të gërmoni më thellë në të dhënat përkatëse. Për shembull, nëse nuk mund të mbani mend se ku janë raportuar shifra të caktuara në një raport vjetor, mund t'i referoheni seksionit "Numrat Kyç" për t'i gjetur ato shpejt.
Në skedën "Pyetje të Sugjeruara", mund të gjeni ide për t'i kërkuar Copilot-it të shqyrtojë më tej informacionin që ofron dokumenti, siç janë detajet e shitjeve, përmendjet e rajoneve specifike ose faktet kryesore. Kjo veçori është veçanërisht e dobishme për ata që punojnë me raporte financiare, procesverbale, kontrata ose çdo dokument që ruan të dhëna kritike..
Si të gjeneroni përmbledhje të skedarëve të shumtë nga OneDrive me Copilot
Copilot nuk është i dobishëm vetëm brenda Word, por është i integruar edhe në OneDrive, duke ju lejuar të përmbledh një ose më shumë skedarë pa pasur nevojë t'i hapni ato individualishtKjo veçori është shumë praktike për ata që menaxhojnë vëllime të mëdha dokumentesh, siç janë mësuesit, menaxherët e projekteve ose ekipet e shitjeve.
- Hyr në llogarinë tënde OneDrive nga interneti dhe gjej skedarët që dëshiron të përmbledhësh..
- Vendosni miun mbi skedarin e mbështetur dhe shtypni butonin Copilot, pastaj zgjidhni "Rifillo"Mund të zgjidhni një skedar të vetëm ose të zgjidhni deri në pesë për t'i përmbledhur të gjitha menjëherë.
- Paneli i Copilot do të shfaqet në të djathtë, duke gjeneruar përmbledhjen përkatëse..
- Mund të bësh pyetje shtesë ose ta personalizosh përmbledhjen direkt nga paneli i bisedës.Kjo përfshin përmendjen e temave specifike ose kërkimin e një përmbledhjeje më të thjeshtë ose më komplekse, varësisht nga preferenca juaj.
Kjo veçori është ideale për ata që punojnë me skedarë të përbashkët ose që kanë nevojë të qasen shpejt në informacione thelbësore nga dokumente të shumta njëkohësisht, pa pasur nevojë t'i hapin ato individualisht.
Kërkesat dhe kufizimet aktuale të Copilot për përmbledhjen në Word
Megjithatë, për të përdorur Copilot në Word dhe për të përfituar nga të gjitha veçoritë e tij të gjenerimit të përmbledhjeve, ekzistojnë disa kërkesa dhe kufizime teknike që duhet t'i mbani mend:
- Ju duhet një Licencë Microsoft 365 Copilot (zakonisht biznesi ose arsimor) për të aksesuar disa veçori të automatizuara.
- L Përmbledhjet automatike do të shfaqen vetëm nëse dokumenti është ruajtur më parë në OneDrive ose SharePoint.Për dokumentet e ruajtura lokalisht ose në vende të tjera, do t'ju duhet ta kërkoni përmbledhjen manualisht.
- El Përmbajtja referuese duhet të ketë të paktën 20 fjalë që përmbledhja të jetë efektive.
- Kur kërkohet një përmbledhje e hollësishme, Asistenti mund të përpunojë deri në rreth 1,5 milion fjalë ose 300 faqe maksimumi. Për dokumente edhe më të mëdha, është mirë t'i ndani ato në pjesë përpara se të kërkoni përmbledhjen.
- Megjithëse Copilot merr parasysh të gjithë përmbajtjen e dokumentit, funksioni i citimit të referencave dhe fragmenteve specifike përmirësohet vazhdimisht dhe mund të mos ofrojë gjithmonë të gjitha citimet e pritura..
Për më tepër, Microsoft po punon vazhdimisht për përmirësime për të zgjeruar shtrirjen dhe besueshmërinë e këtyre veçorive, prandaj qëndroni të sintonizuar për përditësimet e ardhshme që do ta bëjnë punën me dokumente të mëdha edhe më të lehtë në baza ditore.
Praktikat më të mira për optimizimin e përmbledhjeve me Copilot
Për të arritur rezultatet më të mira dhe për të përfituar sa më shumë nga Copilot kur gjeneroni përmbledhje, është e rëndësishme të jepni udhëzime të sakta, të ofroni kontekstin e duhur dhe të përdorni në mënyrë aktive panelin e ndërveprimit. Disa këshilla të dobishme për përmirësimin e cilësisë së përmbledhjeve përfshijnë:
- Jepni kontekst specifik në udhëzimet tuajaSa më i qartë të jeni në lidhje me objektivin dhe audiencën tuaj, aq më i rëndësishëm do të jetë përmbledhja juaj. Për shembull: "Përmbledh për menaxherët që nuk e njohin industrinë", "Thekso rekomandimet për ekipin e shitjeve", etj.
- Identifikoni qëllimin e përmbledhjesA është për dërgim me postë? Për prezantim në një takim? Apo për ta mbajtur si udhëzues personal për tekstin?
- Mos hezitoni të kërkoni sqarime, shembuj ose riformulime. Nëse përgjigjja e parë e asistentit nuk i përmbush pritjet tuaja.
- Përdorni skedën e pyetjeve të sugjeruara dhe numrave kyç për të plotësuar informacionin që merrni..
- Nëse punoni si ekip, ndani përmbledhjet direkt nga Word ose OneDrive për të përmirësuar komunikimin dhe ndarjen e detyrave.
Me praktikë dhe bashkëveprim, do të shihni se si rezultatet përmirësohen ndjeshëm dhe përshtaten gjithnjë e më shumë me atë që ju nevojitet vërtet në secilën situatë.
Raste përdorimi praktik dhe shembuj nga jeta reale
Në jetën tuaj profesionale dhe akademike, përmbledhjet e Copilot janë të dobishme përtej përmbledhjeve të thjeshta me tekst. Ja disa shembuj se si mund ta shfrytëzoni këtë veçori:
- Përgatitni takime dhe prezantimeNëse merrni një raport të gjatë në minutën e fundit, kërkesa për një përmbledhje ju lejon të identifikoni pikat kryesore sapo ta hapni dokumentin.
- Rishikimi i raporteve financiareQasuni në shifrat kryesore, analizën e rezultateve dhe të dhënat e shitjeve ose fitimit me një shikim pa pasur nevojë të kërkoni nëpër dhjetëra faqe.
- Shkrimi i email-eve ose komunikimeve të brendshmeKopjoni përmbledhjen dhe ngjiteni direkt në një email për të përditësuar ekipin ose menaxhmentin tuaj.
- Studentët dhe mësuesitPërmbledh artikuj shkencorë, ese ose punime të gjata për t'i studiuar, rishikuar ose përgatitur për provime.
- Krijimi i drafteve dhe strukturimi i ideveCopilot gjithashtu mund të sugjerojë hyrje, përfundime dhe pika kyçe bazuar në një temë të thjeshtë ose tekst të shkurtër.
Aplikacionet janë pothuajse të pafundme dhe, falë inteligjencës artificiale, përshtaten gjithnjë e më shumë sipas nevojave specifike të secilit përdorues ose sektor profesional.
Më shumë informacion dhe burime shtesë
Microsoft ka një Bazë e gjerë burimesh, tutoriale dhe video shpjeguese mbi Copilot dhe gjenerimin e përmbledhjeve në WordNëse jeni të interesuar të mësoni më shumë, mund të shikoni:
- Faqet e mbështetjes së Microsoft për Copilot në Word dhe OneDrive.
- Video tutoriale dhe artikuj praktikë të botuar në blogje të specializuara.
- Pyetje të shpeshta rreth Copilot, të disponueshme si në faqen e internetit të Microsoft ashtu edhe në forumet e përdoruesve.
Gjithashtu mund të qëndroni të informuar për përditësimet dhe lajmet përmes panelit të ndihmës së Microsoft 365., ku zakonisht njoftohen veçoritë dhe përmirësimet e reja që po zbatohen në Copilot.
Përdorimi i Copilot në Word është bërë një mjet themelor për ata që punojnë me dokumente të gjata ose komplekse. Aftësia e tij për të gjeneruar përmbledhje të personalizuara, për t'iu përgjigjur pyetjeve në kontekst dhe për të lehtësuar kuptimin e vëllimeve të mëdha informacioni e bën atë një aleat thelbësor për rritjen e produktivitetit, kursimin e kohës dhe përmirësimin e komunikimit në mjedise profesionale dhe akademike. Me përdorim inteligjent dhe të vazhdueshëm, shfrytëzimi i veçorive të tij do të bëhet gjithnjë e më i thjeshtë dhe efektiv.
