Dëshironi që gjithmonë të përditësoni datën dhe orën e dokumenteve tuaja në Word automatikisht pa pasur nevojë ta bëni manualisht çdo ditë? Është shumë e zakonshme të nevojitet ky lloj funksioni, qoftë për raporte, certifikime, letra apo çdo dokument që duhet të pasqyrojë qartë datën më të fundit kur është shqyrtuar ose gjeneruar. Megjithatë, shumë përdorues nuk janë në dijeni se Word përfshin disa opsione për të automatizuar këtë proces dhe personalizoni formatin për t'u përshtatur me çdo situatë.
Le të shqyrtojmë në thellësi të gjitha mundësitë që ofron Microsoft Word për futjen e datave dhe orëve që përditësohen kur hapet skedari, formatet e ndryshme që mund të zgjidhni dhe hapat e detajuar si për përdoruesit fillestarë ashtu edhe për ata që duan të përfitojnë plotësisht nga veçoritë e përparuara. Nëse doni të harroni ndryshimin manual të datës çdo herë, vazhdoni të lexoni; ky udhëzues do t'ju kursejë kohë dhe telashe!
Pse është e rëndësishme të përditësohet automatikisht data dhe ora në Word?
përfshijnë datat dhe orët që përditësohen automatikisht në dokumentet tuaja ka përparësi të qarta. Së pari, Ju siguroheni që dokumenti juaj të pasqyrojë gjithmonë informacionin më të fundit, e cila është thelbësore në raportet periodike, certifikatat, faturat, certifikimet, propozimet, etj. Përveç kësaj, kurseni kohë dhe shmangni harresën, duke rritur profesionalizmin e dërgesave tuaja dhe duke lehtësuar arkivimin dhe organizimin e punës.
Një pikë tjetër kyçe: Word ju lejon të zgjidhni nëse data duhet të mbetet e fiksuar si "regjistër" apo të përditësohet vazhdimisht.Kjo ju jep fleksibilitet në varësi të llojit të skedarit: nëse doni të regjistroni kur është krijuar një dokument apo të tregoni gjithmonë datën kur është hapur ose shtypur.
Mënyrat për të futur datat dhe orët në Word
Në Word, ekzistojnë dy mënyra kryesore për të futur datat dhe orët:
- Si tekst i thjeshtë: thjesht duke e shkruar ose duke e futur si të dhëna statike. Në këtë mënyrë, mbetet i fiksuar dhe nuk përditësohet.
- Si një fushëPërdorimi i veçorisë së fushave, e cila ju lejon të përditësoni automatikisht datën dhe orën - këtu hyn në lojë magjia e vërtetë e automatizimit.
Vendos datën dhe orën automatikisht nga shiriti
Metoda më e lehtë është të përdorni shiritin.Do t'jua shpjegoj hap pas hapi:
- Hapni dokumentin Word në të cilin dëshironi të futni datën dhe/ose orën.
- Shkoni te skeda futur në shiritin e sipërm.
- Në grup Tekstclick Data dhe Koha.
- Do të hapet një dritare ku mund të zgjidhni nga formate dhe stile të shumta në varësi të gjuhës dhe rajonit tuaj.
- Këtu, Kutia kryesore është 'Përditëso automatikisht'Nëse zgjidhni këtë opsion, data dhe ora do të bëhen një fushë që rifreskohet çdo herë që hapni skedarin ose e printoni atë. Nëse nuk e zgjidhni këtë opsion, ai do të mbetet si tekst i thjeshtë.
- Zgjidhni formatin tuaj të preferuar (p.sh., "E mërkurë, 19 qershor 2024", "19 qershor 06", "2024 qershor 19, ora 2024:14", etj.), shënoni ose çshënoni opsionin e përditësimit sipas nevojës dhe shtypni pranoj.
U krye! Tani keni një datë ose orë që përditësohet automatikisht sa herë që hapni dokumentin. Nëse në ndonjë moment dëshironi të ndaloni përditësimin e datës dhe orës, thjesht futeni përsëri datën pa e shënuar kutinë ose konvertojeni fushën në tekst të thjeshtë.
Përditësoni formatin e datës dhe orës në Word
Word ofron shkathtësi të madhe në aspektin e formatet e datës dhe kohësKjo është e dobishme për përshtatjen e dokumenteve tuaja me marrësin, gjuhën ose standardet e kompanisë suaj. Në dritare Data dhe Koha Mund ta ndryshoni formatin duke zgjedhur nga ato që janë të disponueshme për gjuhët e instaluara. Nëse dëshironi edhe më shumë kontroll, mund të futni manualisht fusha dhe ta personalizoni formatin me kode.
Për shembull, në fushën Word mund të shtoni modifikuesin \@ për të treguar formatin: \@ «dd/MM/yyyy»Në këtë mënyrë, mund ta shfaqni datën pikërisht siç dëshironi.
Vendosja dhe modifikimi manual i fushave për përdoruesit e përparuar
Nëse doni të shkoni një hap më tej, Mund të futni fusha duke përdorur komandën Quick Parts:
- Tab futur, kërko Eksploro artikuj të shpejtë dhe zgjidh Fushë.
- Zgjidhni llojin e fushës: për datën, zgjidhni DATA o DATË KRIJIMI; për orën, TIME.
- Mund ta personalizoni formatin duke përdorur modifikuesin \@ e ndjekur nga formati në thonjëza, për shembull "dddd,d MMMM yyyy" për të shfaqur ditën e plotë të javës, ditën, muajin dhe vitin.
- shtyp pranoj dhe do të keni një fushë të modifikueshme që do të përditësohet automatikisht.
mbaj mend që fushat të mund të përditësohen manualisht duke shtypur datën dhe orën F9 ose duke klikuar me të djathtën dhe duke zgjedhur Përditëso fushën.
Kur duhet ta caktoni datën dhe kur duhet ta lini në modalitetin automatik?
Vendimi varet nga qëllimi i dokumentit.Nëse dëshironi që data të mbetet një evidencë e përhershme (për shembull, për kontrata ose komunikime zyrtare), futeni datën pa shënuar kutinë e përditësimit. Nëse dëshironi një dokument "aktiv" që tregon gjithmonë datën aktuale (si në raportet periodike), përdorni opsionin e përditësimit automatik.
Zgjidhje për raste të veçanta: shfaqni datën dhe orën veçmas
Nëse për kërkesa formale ose prezantimi duhet të tregoni data dhe ora në vende të ndryshme të dokumentit, mund të futni dy fusha të pavarura:
- Së pari futni fushën e datës me formatin e zgjedhur.
- Pastaj, diku tjetër, futni fushën e kohës ose anasjelltas.
- Personalizoni secilën fushë duke zgjedhur vetëm formatin e datës ose vetëm formatin e kohës nga menyja përkatëse.
Në këtë mënyrë, ju mund të shfaqni saktësisht informacionin që ju nevojitet, me nivelin e dëshiruar të detajeve.
Si të ndryshoni cilësimet rajonale për datat dhe orët në Word
Një tjetër veçori interesante e Word është se lejon përshtatni mënyrën se si shfaqen datat dhe orët në formatin e secilit vend ose rajonKjo është thelbësore kur ndani dokumente ndërkombëtarisht ose punoni në mjedise shumëgjuhëshe. Për të ndryshuar cilësimet rajonale:
- Shko te cilësimet e sistemit tënd operativ (për shembull, Windows) dhe ndrysho gjuhën ose cilësimet rajonale. Word do t'i përdorë këto vlera.
- Në dritaren Data dhe Ora, zgjidhni gjuhën tuaj nga lista zbritëse për të parë formatet e disponueshme për secilin rajon.
Në këtë mënyrë, data dhe ora do të shfaqen sipas standardeve të prezantimit të secilit vend, duke zvogëluar gabimet ose konfuzionin.
Çfarë ndodh me aplikacionet e tjera të Microsoft Office?
Disa rezultate kërkimi i referohen InfoPath, i cili, megjithëse është pjesë e familjes Office, Nuk ndjek të njëjtën logjikë si WordInfoPath ju lejon të aplikoni formate të personalizuara në kontrollet e datës dhe orës në formularë duke përdorur kutitë e dialogut, por opsionet dhe hapat ndryshojnë. Nëse po punoni me InfoPath, është e rëndësishme të siguroheni që po modifikoni llojin e saktë të kontrollit (zgjedhësin e datës, kutinë e tekstit ose kutinë e shprehjes) dhe po aplikoni formatet dhe cilësimet rajonale në përputhje me rrethanat, duke e përshtatur shfaqjen sipas nevojave tuaja.
Megjithatë, për qëllime praktike, Funksionaliteti për të përditësuar automatikisht datat dhe orët në Word është shumë më i thjeshtë dhe i drejtohet përdoruesit mesatar, pa kërkuar shabllone ose konfigurim të avancuar..
Gabimet e zakonshme dhe si t'i zgjidhni ato
Disa përdorues hasin probleme kur futin datat ose orët., siç janë informacionet që nuk përditësohen saktë, shfaqen në një format të padëshiruar ose nuk shfaqen në gjuhën e duhur. Për të shmangur këto gabime:
- Kontrolloni që e keni zgjedhur kutinë 'Përditëso automatikisht'. kur futni datën/orën.
- Kontrolloni cilësimet rajonale dhe gjuhësore të sistemit tuaj operativ dhe Word për t'u siguruar që formatet e disponueshme i përshtaten nevojave tuaja.
- Nëse e modifikoni dokumentin dhe data nuk ndryshon, provoni ta përditësoni fushën manualisht duke klikuar F9 ose kliko me të djathtën > Përditëso fushën.
- Nëse dëshironi vetëm datën ose vetëm orën, personalizoni fushën me formatin e duhur në mënyrë që të mos shfaqë të dhëna të panevojshme.
Me këtë përmbledhje, do të zgjidhni 99% të problemeve të zakonshme kur punoni me data dhe orë automatike në Word.
Truke të Avancuara dhe Automatizim në Shabllone
Për ata që duan edhe më shumë efikasitet, është e mundur Vendosni fusha të përditësueshme të datës dhe orës në shabllone (.dotx ose .dotm), kështu që çdo dokument i ri i bazuar në atë shabllon do të ketë tashmë datat e sakta. Thjesht krijoni shabllonin tuaj, futni fushat siç shpjegohet dhe ruajeni. Në këtë mënyrë, sa herë që filloni një dokument të ri, data do të pasqyrojë momentin kur është krijuar ose hapur, duke përmirësuar detyrat përsëritëse.
Ju gjithashtu mundeni kombinoni fushat në kokat, fundfaqet ose zona specifike të dokumentit në mënyrë që çdo faqe të shfaqë datën dhe orën e përditësuar, ideale për dokumente të gjata ose biznesi.
Përmbledhje praktike
Karakteristikat për automatizimin e përditësimeve të datës dhe orës në Word e bëjnë punën tuaj shumë më të lehtë dhe ofrojnë rezultate profesionale. Përdorimi i funksionit të duhur ju lejon të harroni ndryshimet manuale, të përshtatni formatin sipas çdo nevoje, të shmangni gabimet dhe të kurseni kohë..
Pavarësisht nëse jeni fillestar apo thjesht doni të përfitoni sa më shumë nga Word, këto këshilla do ta thjeshtojnë punën tuaj dhe do të sigurojnë që dokumentet tuaja të kenë gjithmonë informacionin më të azhurnuar, të paraqitshëm dhe të saktë. Çelësi është të kontrolloni kutinë e përditësimit automatik dhe të zgjidhni formatin më të përshtatshëm për secilën situatë. Ndani informacionin në mënyrë që më shumë përdorues të dinë se si bëhet.