Puna me dokumente zyre Nuk është më vetëm çështje shkrimi dhe ruajtjeje: në ditët e sotme jetojmë me një rrëmujë formatesh si DOCX, PDF dhe ODT, secili me avantazhet, kufizimet dhe, mbi të gjitha, problemet e veta të pajtueshmërisë kur hapet në programe të ndryshme. Nëse ndonjëherë keni marrë një skedar që "ngatërrohet" kur e hapni, ose që paketa juaj e zyrës thjesht nuk e njeh, e dini saktësisht për çfarë po flas.
Të kuptuarit se si këto formate bashkëveprojnë me njëra-tjetrën (DOCX i Microsoft-it, standardi ODT i OpenDocument dhe PDF si format dokumenti portativ) është çelësi për të shmangur problemet gjatë ndarjes së kontratave, raporteve ose propozimeve të biznesit. Në rreshtat e mëposhtëm, do të shihni në detaje se çfarë ofron secili format, çfarë humbet kur konvertohet nga njëri në tjetrin, kur është më mirë të përdoret PDF, çfarë kufizimesh ka ODT në mjediset profesionale dhe çfarë mundësish reale keni për konvertimin e skedarëve tuaj pa u çmendur.
Çfarë është DOCX dhe si funksionon në të vërtetë?
Që nga viti 2007, Microsoft Word ka përdorur DOCX. si formati i parazgjedhur i skedarit. Ky format bazohet në Office Open XML: në praktikë, është një skedar i kompresuar (një ZIP) — i cili mund të hapet me mjete si 7-Zip— i cili përmban disa skedarë XML me tekstin, formatimin, stilet, si dhe dosje për imazhe, elementë grafikë dhe burime të tjera. E gjithë kjo përkthehet më pas në një sekuencë bitësh të pajtueshme me programet e Office.
DOCX u krijua për të zëvendësuar formatin e vjetër DOC.i cili ishte thjesht binar. Megjithatë, formati klasik .doc ekziston ende dhe përdoret ende, kryesisht për pajtueshmëri me versionet më të vjetra të Word ose sistemet e trashëguara. Sot, të dyja bashkëjetojnë: DOCX për mjedise moderne dhe DOC kur informacioni duhet të shkëmbehet me softuer shumë të vjetër ose mjete të caktuara specifike.
Avantazhi i madh i DOCX Mbështet pothuajse të gjitha veçoritë e përparuara të Word-it: stile komplekse, tabela, grafikë, ekuacione, kontrolle përmbajtjeje, formularë, makro (kur përdoret .docm), shabllone dhe më shumë. Për më tepër, Word mund të ruajë në shumë formate të tjera, të tilla si RTF, HTML, PDF, XPS, XML (WordML), ose edhe në formatin e vet ODT, megjithëse me nuanca të përputhshmërisë që do t'i diskutojmë më vonë.
Çfarë është ODT (OpenDocument Text) dhe si përdoret?
Formati ODT (Teksti i Dokumentit të Hapur) Është standardi i dokumentit tekstual të ekosistemit OpenDocument, i përdorur kryesisht nga OpenOffice, LibreOffice dhe paketa të tjera të zyrës me burim të hapur. Ashtu si DOCX, ODT është një kontejner ZIP që bashkon skedarë dhe burime të ndryshme XML (tekst, stile, imazhe, tabela dhe objekte të tjera).
Dokumentet ODT u krijuan me idenë e të qenit një standard i hapur. dhe të pavarur nga çdo shitës specifik. OpenOffice, LibreOffice dhe derivatet si NeoOffice për macOS ju lejojnë të krijoni dokumente teksti me stile të personalizuara, tabela komplekse, imazhe dhe elementë grafikë, duke i ruajtur ato në këtë format.
Me kalimin e kohës, shërbimeve të tjera i janë shtuar mbështetjes së ODT-së.Në vitin 2014, Google Docs, së bashku me Sheets dhe Slides, shtuan mbështetje për standardin OpenDocument. Që atëherë, ka qenë e mundur të ruhen dokumente në formatin ODT direkt nga Google Docs, duke e bërë këtë zgjerim gjithnjë e më të zakonshëm në mjediset ku shmangen formatet pronësore.
Skedarët ODT, në thelb, ofrojnë funksione shumë të ngjashme me një skedar DOCX.Teksti, imazhet, stilet, tabelat dhe lloje të ndryshme objektesh janë të gjitha të përfshira. Dallimi kryesor nuk qëndron aq shumë në atë që ato mund të përmbajnë, por në mënyrën se si programe të ndryshme e interpretojnë atë përmbajtje kur e hapim ose e ruajmë dokumentin si një skedar ODT nga Word ose aplikacione të tjera.
Çfarë është PDF dhe pse është bërë standard?
PDF (Formati i Dokumentit Portativ) U krijua për të zgjidhur një problem shumë specifik: të sigurojë që një dokument të ruajë të njëjtën pamje pavarësisht nga pajisja, sistemi operativ ose programi i përdorur për ta hapur atë. Me fjalë të tjera, PDF është projektuar kryesisht për të paraqitur informacion, jo aq shumë për ta redaktuar atë.
Një PDF mund të përmbajë tekst, imazhe, lidhje, fusha formulari dhe madje edhe nënshkrime dixhitale.Por qëllimi i tij është të parandalojë prishjen e dizajnit. Kjo është arsyeja pse përdoret gjerësisht për kontrata, raporte përfundimtare, fatura, dokumente zyrtare, prezantime të shtypura dhe, në përgjithësi, çdo dokument që do të shpërndahet dhe nuk duhet të ndryshohet.
Krahasuar me ODT ose DOCXPika kryesore është se PDF përdoret më shumë si një format daljeje dhe shpërndarjeje sesa si një format pune i brendshëm. Ndërsa ODT dhe DOCX janë ideale për skicim, redaktim dhe formatim, PDF është formati në të cilin dokumenti zakonisht konvertohet pasi të jetë përfunduar dhe ju dëshironi të ruani pamjen e tij të saktë.
Kufizimet ODT dhe problemet e përputhshmërisë
Kur punoni me ODT në një mjedis të përzier (Për shembull, disa njerëz përdorin LibreOffice dhe të tjerë përdorin Microsoft Word ose Google Docs), është e zakonshme të shohësh ndryshime në formatim kur hapet skedari në aplikacione të ndryshme. Kjo mund të ndikojë në rreshtimin e paragrafëve, fontet, ndërprerjet e faqeve, kufijtë, kokat, fundfaqet etj.
Një nga problemet e mëdha është se jo të gjitha funksionet e Word përkthehen mirë në ODT.Kur ruani një dokument Word në formatin .odt, disa veçori konvertohen, thjeshtohen, humbasin ose konvertohen në tekst të thjeshtë. Kjo ndikon veçanërisht te veçoritë e bashkëpunimit të avancuar, përmbajtja e strukturuar, referencat dhe mjetet e automatizimit.
Në mjedise profesionale (shitje, HR, marketing, administrim) Kjo rezulton në dokumente që ndryshojnë pamjen e tyre, humbasin numërimin automatik, shfaqin stile të ndryshuara ose nuk i përmbahen më skemave të caktuara të paraqitjes. Nga perspektiva e klientit ose e menaxhmentit, rezultati mund të duket joprofesional dhe të gjenerojë mosbesim.
Bashkëpunimi dhe kontrolli i ndryshimeve në ODT kundrejt DOCX
Karakteristikat e bashkëpunimit të Word nuk sillen njësoj kur ruhen në ODT.Për shembull, komentet mbështeten vetëm pjesërisht: tabelat brenda komenteve nuk mbështeten. Ndërsa përmbajtja e tabelës ruhet, struktura e rreshtit dhe kolonës humbet. Përveç kësaj, në Microsoft 365 dhe Office 2021, inicialet e përdoruesit ruhen me komentin, por ky informacion mund të humbasë në redaktorët e tjerë ODF.
Vetë paneli i shqyrtimit është i pajtueshëmKjo do të thotë, ju ende mund ta shihni historikun bazë të ndryshimeve. Megjithatë, vetë gjurmimi i ndryshimeve paraqet një problem serioz: kur e ruani dokumentin Word në formatin .odt, Të gjitha ndryshimet në pritje pranohen automatikisht.Kjo do të thotë që ju humbni mundësinë për të shqyrtuar ose refuzuar ndryshimet pas konvertimit.
Funksionet e mbrojtjes së dokumenteve dhe Menaxhimit të të Drejtave të Informacionit (IRM) Ato nuk janë të pajtueshme me ODT. Nëse përpiqeni të ruani një skedar të mbrojtur ose të kufizuar nga IRM si një skedar .odt, këto veçori do të hiqen dhe ai lloj skedari i mbrojtur nuk do të hapet siç duhet në formatin ODT.
Bashkimi i postës konsiderohet i pajtueshëmMegjithatë, ka disa nuanca: fusha të veçanta si ADDRESSBLOCK ose RECIPIENT konvertohen në tekst të thjeshtë, duke pushuar së qeni fusha dinamike. Për më tepër, nëse dokumenti hapet në një aplikacion tjetër ODF, lidhja me burimin e të dhënave do të duhet të rivendoset manualisht që bashkimi të funksionojë.
Përmbajtja: tabela, indekse, ekuacione dhe elementë të tjerë
Lidhur me përmbajtjen e strukturuar, ka nuanca të shumta të përputhshmërisë. Për shembull, kur ruani nga Word në ODT, seksioni i bibliografisë konvertohet në tekst të thjeshtë, duke pushuar kështu të jetë një bllok dinamik që përditësohet automatikisht. E njëjta gjë ndodh me disa tituj që varen nga fusha SEQ, të cilët gjithashtu konvertohen në tekst.
Fushat SEQ nuk janë të pajtueshme me ODT Kjo ndikon drejtpërdrejt në elementë të tillë si titujt me numër automatik dhe tabelat e përmbajtjes (TOC) që mbështeten në ato fusha. TOC humbet hyrjet e shoqëruara me SEQ, dhe kur shtohen tituj të rinj, numërimi mund të ndalojë rritjen automatike.
Kontrollet e përmbajtjes së fjalëve Ato ruhen vetëm pjesërisht. Në Microsoft 365 dhe Office 2021, kontrollet e listës zbritëse ruhen, por llojet e tjera të kontrolleve (kutitë e tekstit të pasuruar, kutitë e kontrollit, etj.) nuk ruhen dhe mund të konvertohen në tekst të thjeshtë kur konvertohen në ODT.
Ekuacionet dhe redaktori i ekuacioneve konsiderohen të pajtueshëm.si dhe shënimet në fund të faqes dhe shënimet fundore, me përjashtim të faktit që ndarësit e personalizuar nuk mbështeten në ODT. Kjo do të thotë që përmbajtja e shënimit ruhet, por disa detaje të dizajnit mund të ndryshojnë.
Kornizat kanë vetëm përputhshmëri të pjesshme.Nëse përmbajtja e kornizës përfshin objekte të pambështetura (tabela, Forma Automatike, kuti teksti, korniza të ndërthurura ose grafika SmartArt), vetë korniza mund të humbasë edhe nëse përmbajtja e tekstit ruhet. Nga ana tjetër, grupet e kornizave nuk mbështeten fare.
Tabelat funksionojnë, por me kufizime.Ato me më shumë se 64 kolona nuk mbështeten; dhe formatet e temave të Word konvertohen në formate specifike për qelizat, duke humbur lidhjen me temën e përgjithshme të dokumentit.
Indekset dhe tabelat e përmbajtjes janë kryesisht të përdorshmeMegjithatë, indekset me shumë kolona nuk mbështeten siç duhet. Tabela e Autoriteteve (TDA) dhe Tabela e Ilustrimeve (TDI) janë shënuar si të pambështetura, kështu që aftësitë e tyre të specializuara humbasin kur eksportohen në ODT.
Lidhur me kutitë e tekstitEkzistojnë gjithashtu kufizime: kutitë e tekstit nuk mund të vendosen brenda njëra-tjetrës. Disa nga këta elementë mund të ndryshojnë pozicion ose sjellje kur skedari ODT hapet në një program tjetër.
Formati dhe dizajni: stilet, pikat, orientimet dhe filigranët
Niveli i përputhshmërisë për sa i përket formatit është i lartë, por jo perfekt.Kufijtë dhe hija ruhen, megjithëse modelet e avancuara të hijezimit nuk mbështeten. Stilet e kufirit të imazhit thjeshtohen në vija të plota. Sfondet e faqes nuk mbështeten.
Numërimi dhe pikat Ato ruhen saktë, por hapësira midis pikës ose numrit dhe tekstit mund të ndryshojë pak, ashtu si edhe hapësira midis artikujve të listës, e cila përshtatet me hapësirën midis rreshtave të dokumentit. Shkronjat kryesore funksionojnë, megjithëse disa përcaktues të margjinave humbasin.
Stilet janë të ruajtura Dhe, në fakt, ruajtja e një dokumenti në formatin ODT zakonisht rrit numrin e stileve të brendshme, sepse në OpenDocument praktikisht i gjithë formatimi përcaktohet nga stilet. Mjete si "Format Copy", "Show Formatting" dhe kontrolluesi i konsistencës funksionojnë në një mënyrë të pajtueshme globalisht.
Tab-et dhe kolonat e tekstit Ato mirëmbahen, por skedat e pozicioneve specifike nuk mbështeten plotësisht dhe disa veti të lidhura me seksionin (kufijtë e sipërm dhe të poshtëm, kokat, fundfaqet, kufijtë ose numërimi i rreshtave) mund të ndryshojnë, veçanërisht me ndërprerjet e vazhdueshme të seksionit.
Orientimi i tekstit ka përputhshmëri të pjesshmeOrientimet si djathtas-majtas nga lart-poshtë (rltb), majtas-djathtas nga lart-poshtë (lrtb) dhe nga lart-poshtë nga djathtas-majtas (tbrl) mbështeten, veçanërisht në tabela. Megjithatë, modalitetet e tjera të orientimit nuk mbështeten plotësisht.
Temat, filigranët dhe disa veçori të parapamjes Ato nuk transferohen mirë në ODT. Për shembull, filigrani konsiderohet i papajtueshëm, kështu që zhduket pas konvertimit. Pamja paraprake e drejtpërdrejtë sillet në mënyrë të pajtueshme, por funksioni i zmadhimit në disa pamje shënohet si i pambështetur kur punohet me skedarë ODT.
Operacionet e skedarëve dhe formatet e mbështetura në Word
Microsoft Word është shumë fleksibël kur bëhet fjalë për ruajtjen dhe hapjen e formatevePërveç DOCX dhe DOC, ai lejon punën me skedarë binarë Word (.doc, .dot), me formatin RTF (.rtf), me WordML (XML), me formate fikse si PDF dhe XPS, me HTML (.htm, .html), me vetë Open XML (.docx, .dotm), me skedarë WordMail dhe madje edhe me formatin e tekstit të thjeshtë (.txt).
Mbrojtja bazë e skedarëve mbështetet Kur ruhet në formate të ndryshme, enkriptimi i avancuar nuk mbështetet në ODT. Nëse dokumenti është enkriptuar në Word, ajo shtresë sigurie humbet kur e eksportoni si ODT. E njëjta gjë vlen edhe për dokumentet kryesore, të cilat konsiderohen të papajtueshme.
Word gjithashtu ka një "Qendër Besimi" Mjetet e konvertimit të tekstit, organizuesit e shablloneve dhe mekanizmat e tjerë të menaxhimit funksionojnë mirë brenda ekosistemit vendas, por humbasin një pjesë të qëllimit të tyre kur skedari transformohet në formate të huaja si ODT.
Lidhur me shtypjenOpsionet e konfigurimit të faqes, pamjes paraprake të printimit dhe printimit mbështeten plotësisht. Është gjithashtu e mundur të eksportohet në një format të caktuar skedari (PDF, XPS) direkt nga Word, duke e bërë të lehtë standardizimin e prezantimit përpara se të dërgohet dokumenti te palët e treta.
Infrastruktura, fushat, OLE, makrot dhe XML
Në nivelin e infrastrukturës së brendshme të dokumentitEkzistojnë gjithashtu dallime të rëndësishme. Faqeshënuesit, hiperlidhjet dhe vetë sistemi i ndihmës ruhen gjatë konvertimit në ODT, megjithëse në dokumentet e krijuara fillimisht në OpenOffice, hiperlidhjet mund të mos kenë stilin tipik vizual të Word-it (ngjyra dhe nënvizimi), edhe pse ato do të funksionojnë ende.
Fushat konsiderohen vetëm pjesërisht të pajtueshmeAto që nuk e kuptojnë formatin ODT konvertohen në tekst të thjeshtë, ndërsa fushat e përputhshme ruhen. Megjithatë, siç është përmendur tashmë, fushat SEQ nuk janë të përputhshme dhe kjo ndikon në numërimin automatik dhe tabelat e përmbajtjes së avancuar.
Objektet OLE dhe disa elementë të integruar Ato mund të paraqesin probleme serioze: objektet që burojnë nga dokumentet e krijuara në OpenOffice shpesh nuk shfaqen në Word sepse lloji i imazhit ose objektit është i papajtueshëm dhe lidhjet mund të jenë relative. Elemente të tjera si kontrollet ActiveX, format e avancuara, skedarët OCX ose komentet e shkruara me dorë konsiderohen krejtësisht të papajtueshme.
Në fushën e programimit dhe automatizimitMakrot VBA nuk mbështeten në skedarët ODT. Shtojcat COM, C-API, ngjarjet dhe mekanizmat e tjerë të zgjerimit konsiderohen vetëm pjesërisht të pajtueshme ose plotësisht jofunksionale jashtë mjedisit vendas. Veçori të tilla si dokumentet inteligjente, etiketat inteligjente dhe disa opsione të WordMail gjithashtu nuk përkthehen saktë.
Lidhur me XML-inAftësitë e përparuara të Word (bashkëngjitja e skicave, atributeve, burimeve të jashtme, duke përfshirë dhe kombinuar XML, pamjet pemë, validimi, XSLT, etj.) janë shënuar si të papajtueshme kur punohet me ODT. Ky lloj dokumenti i strukturuar mbështetet shumë në veçoritë e vetë Word-it, dhe modeli OpenDocument nuk i replikon të gjitha ato.
Rishikimi, gjuha dhe navigimi në dokumentet ODT
Mjete për kontrollin e drejtshkrimit dhe gramatikës Ato janë ruajtur kryesisht. Fjalorët e personalizuar, drejtshkrimi, gramatika, tezauri, vizat ndarëse dhe përkthimi funksionojnë të gjitha siç duhet. Megjithatë, teksti i shënuar si "Mos e kontrolloni drejtshkrimin ose gramatikën" mund ta humbasë këtë veti kur ruhet në ODT, që do të thotë se e gjithë përmbajtja do të kontrollohet pa përjashtim.
Vetitë gjuhësore të dokumentit Këto cilësime ruhen gjithashtu, siç është edhe zbulimi automatik i gjuhës në shumicën e rasteve. Për ata që punojnë me shumë gjuhë në të njëjtin skedar, kjo është thelbësore për të shmangur rikonfigurimin e çdo blloku teksti pas konvertimit.
Navigimi i brendshëm nëpër dokument Mbështeten funksionet Harta e Dokumenteve, Kërkimi dhe Zëvendësimi, dhe Shko te dhe Mbrapa). Këto mjete mbështeten më shumë në interpretimin e përmbajtjes nga Word sesa në vetë formatimin, kështu që ato mund të përdoren ende me skedarë ODT të hapur në Word.
Draft, skicë, paraqitje printimi, lexim, pamje paraqitjeje web dhe menaxhim dritaresh Edhe këto konsiderohen të pajtueshme. Vizori, lëvizja, shiriti i statusit dhe miniaturat e faqes funksionojnë normalisht, megjithëse, siç u përmend, disa opsione shumë specifike të zmadhimit në disa pamje janë shënuar si të papajtueshme me ODT.
DOCX, ODT dhe PDF: ndryshime në përdorim dhe qasje
Kur zgjidhni një format, është e rëndësishme të jeni të qartë për funksionin e secilit prej tyre.DOCX është formati vendas i Word dhe më gjithëpërfshirësi për sa i përket përputhshmërisë me të gjitha veçoritë e tij. ODT është standardi i hapur nga OpenDocument, ideal nëse doni të shmangni formatet pronësore ose nëse punoni kryesisht me LibreOffice ose OpenOffice. PDF është formati përfundimtar i publikimit, i projektuar për lexim, printim dhe shpërndarje.
Dallimi kryesor midis ODT dhe PDF Qëllimi është: ODT përdoret kryesisht si një enë pune dhe për ruajtjen e të dhënave të modifikueshme, ndërsa PDF përdoret si një format i qëndrueshëm prezantimi. Edhe pse të dyja mund të përmbajnë tekst dhe imazhe dhe kanë përdorime të ngjashme në dokumentet tekstuale, PDF është shumë më popullor dhe universal për ndarjen e skedarëve me palë të treta.
Kur një dokument ODT hapet në Word ose Google DocsMund të ketë ndryshime në formatim, ndryshime në stile, fonte të zëvendësuara dhe mospërputhje në dizajn. Megjithatë, kur e njëjta përmbajtje konvertohet në PDF, rezultati mbetet vizualisht identik në çdo sistem operativ (Windows, macOS, Linux, pajisje mobile, etj.).
Kjo është arsyeja pse, në kontekste profesionale ku prezantimi ka rëndësi (propozime, kontrata, dokumentacion publik, raporte zyrtare), është e zakonshme të punohet në ODT, DOCX ose format tjetër të modifikueshëm, por konvertojeni në PDF përpara se ta dërgoni skedarin me email ose ta publikoni atë.
Pse është kaq i rëndësishëm konvertimi i ODT në PDF?
Dokumentet ODT janë shumë praktike në mjediset e softuerit të lirë.Megjithatë, përputhshmëria e tij "e vërtetë" kur lëviz midis paketave të ndryshme nuk është gjithmonë perfekte. Për të shmangur problemet e dizajnit, ndërprerjet e faqeve që zhvendosen ose tabelat që çrregullohen gjatë ndarjes, zgjidhja më e sigurt është konvertimi në PDF para shpërndarjes së dokumentit.
Kur konvertohet nga ODT në PDF, formati ngrin.Teksti, imazhet, tabelat dhe stilet paraqiten tamam siç ishin në origjinal. Nuk ka rëndësi nëse marrësi e hap skedarin me Adobe Acrobat Reader, shikuesin e integruar të shfletuesit apo me ndonjë mjet tjetër: dokumenti do të duket njësoj.
Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur flasim për kontrata, dokumente ligjore, buxhete ose raporte zyrtare.Një ndërprerje e thjeshtë faqeje ose numra faqesh të parregulluar mund të çojnë në konfuzion ose, më keq akoma, në keqinterpretim. PDF-të i eliminojnë këto surpriza, pasi ato nuk varen nga fonti i instaluar ose nga motori i paraqitjes së secilit redaktues.
Përveç kësaj, PDF ofron një shtresë shtesë sigurie.Mund të mbrohet me fjalëkalim, printimi ose kopjimi i përmbajtjes mund të kufizohet, dhe madje mund të shtohen nënshkrime dixhitale dhe etiketa konfidencialiteti (kur punohet brenda ekosistemit që i mbështet ato). Edhe pse disa etiketa konfidencialiteti mund të mos ruhen gjatë konvertimit midis formateve të caktuara, PDF mbetet shumë më i fuqishëm për të kontrolluar se si shpërndahet dhe modifikohet informacioni.
Si të hapni skedarë ODT në sisteme të ndryshme
Skedarët ODT nuk janë të kufizuar në një program të vetëmNë Windows, macOS dhe Linux, këto skedarë mund të hapen me LibreOffice ose OpenOffice pa probleme, pasi ato janë suitat native për këtë format. Në macOS, ekzistojnë edhe variante si NeoOffice, i cili bazohet në OpenOffice dhe LibreOffice, por është përshtatur posaçërisht për mjedisin Apple.
Mund të punoni edhe me ODT në Google DocsThjesht ngarkoni skedarin në Google Drive dhe hapeni si një Dokument Google; mund ta modifikoni në internet dhe, nëse dëshironi, ta eksportoni përsëri si ODT, DOCX, PDF dhe formate të tjera. Pajtueshmëria është mjaft e mirë, megjithëse disa detaje të paraqitjes mund të ndryshojnë.
Programe të tjera si Corel WordPerfect Ato mund të hapin dokumente ODT, njësoj si disa suita më pak të njohura si Lotus Symphony në të kaluarën. Dhe nëse nuk doni të instaloni asgjë në kompjuterin tuaj, ekzistojnë programe shikuese online si GroupDocs që ju lejojnë të hapni dhe shikoni skedarët ODT direkt në shfletuesin tuaj, megjithëse zakonisht pa opsione redaktimi.
Sidoqoftë, nëse do ta ndani dokumentin me njerëz që nuk janë të njohur me këto mjeteGjëja më e përshtatshme për të bërë është zakonisht ta konvertoni fillimisht në PDF ose DOCX, për të shmangur që marrësi të përballet me formatet që programi i tij nuk i mbështet në mënyrë native.
Metodat për të kthyer ODT në PDF
Konvertimi i një skedari ODT në PDF është mjaft i thjeshtë Dhe kjo mund të bëhet në disa mënyra. Mënyra më e drejtpërdrejtë është nga vetë paketa e programit të zyrës me të cilën është krijuar dokumenti: në LibreOffice Writer ose OpenOffice Writer, thjesht përdorni opsionin "Eksporto si PDF" ose "Ruaj si" dhe zgjidhni PDF si formatin e daljes.
Nëse punoni me Adobe AcrobatGjithashtu mund të gjeneroni një PDF nga një skedar ODT. Një shembull praktik do të ishte: shkarkoni dhe instaloni Adobe Acrobat Reader (ose versionin me veçoritë e krijimit), hapni aplikacionin, shkoni te seksioni "Mjete" dhe zgjidhni "Krijo PDF". Nga atje, zgjidhni skedarin ODT nga kompjuteri juaj, klikoni "Krijo" dhe ruani rezultatin në vendndodhjen tuaj të preferuar.
Një tjetër mundësi është të përdorni një printer virtual PDF.Në shumë sisteme, instalimi i një printeri PDF (siç është Microsoft Print to PDF në Windows ose mjete të palëve të treta) ju lejon të "printoni" dokumentin ODT në një skedar PDF, duke ruajtur paraqitjen e shfaqur në ekran. Thjesht hapni skedarin ODT me redaktorin e duhur, zgjidhni printerin PDF dhe ruajeni.
Ekzistojnë gjithashtu shumë konvertues në internet. Këto programe pranojnë skedarë ODT si të dhëna hyrëse dhe kthejnë një PDF të shkarkueshëm. Ato janë veçanërisht të dobishme kur nuk keni të instaluar një paketë programesh zyre ose po punoni nga kompjuteri i dikujt tjetër, megjithëse gjithmonë këshillohet të rishikoni kushtet e privatësisë dhe sigurisë, veçanërisht nëse dokumenti përmban informacione të ndjeshme.
Formate të tjera të mbështetura nga konvertuesit e dokumenteve
Konvertuesit modernë të dokumenteve shpesh shkojnë shumë përtej ODT dhe PDF.Shumë shërbime online dhe aplikacione desktopi mbështesin një listë të gjatë formatesh hyrëse, duke përfshirë tekstin, imazhet dhe kodin burimor, dhe mund t'i konvertojnë ato në një mori formatesh dalëse për integrim në rrjedha të ndryshme pune.
Ndër formatet që mund të konvertohen "nga" Ne gjetëm zgjerime të tilla si: .ASM, .BAS, .BMP, .C, .CPP, .CS, .CSV, .CXX, .DOC, .DOCX, .EML, .EPUB, .FB2, .GIF, .H, .HTM, .HTML, .HXX, .INC, .J, .JAV, .JAVA, .JPEG, .JPG, .JS, .LOG, .MHT, .MHTML, .MOBI, .ODT, .PAGES, .PAS, .PCX, .PSD, .PY, .RAS, .RB, .RTF, .S, .TGA, .TIF, .TXT, .VB, .VBS, .WBMP, .WP, .WPD, .WPS, .XHTML, .XLS, .XLSX, .XML dhe .XPS.
Lidhur me formatet e destinacionitËshtë e zakonshme të jesh në gjendje të konvertosh në .CSV, .DOC, .DOCX, .EPUB, .HTML, .MOBI, .ODS, .ODT, .PDF, .RTF, .TXT, .XLS, .XLSX dhe .XML, ndër të tjera. Kjo lejon, për shembull, transformimin e një dokumenti teksti në një libër elektronik EPUB ose konvertimin e një PDF në HTML për publikim në një faqe interneti.
Ndër formatet më të zakonshme të dokumenteve Këta konvertues zakonisht mbështesin formate të tilla si DOCX (Office Open XML), DOC (formati binar klasik i Word-it), RTF (Rich Text Format), ODT (OpenDocument Text) dhe TXT (Plain Text). Ky fleksibilitet u lejon kompanive të standardizojnë dokumentacionin e tyre në formate më universale si PDF ose DOCX pa humbur përmbajtjen origjinale të krijuar me mjete të tjera.
Alternativa në Windows: PDF24 Creator dhe të tjerë
Nëse punoni në Windows dhe duhet të trajtoni shumë konvertime PDFEkzistojnë aplikacione specifike që e thjeshtojnë procesin. Një nga më të njohurit është PDF24 Creator, i cili ofron funksione të ngjashme me ato të një printeri virtual PDF dhe mjete shtesë për kombinimin, ndarjen, kompresimin dhe menaxhimin e skedarëve PDF.
PDF24 Creator vepron si një lloj "thike ushtarake zvicerane" për PDF-tëMund të hapni dokumente në një mori formatesh të mbështetura nga Windows dhe t'i konvertoni ato në PDF përmes ndërfaqes së tij, ose thjesht të printoni nga çdo program në printerin PDF24 për të gjeneruar skedarin. Për përdoruesit që konvertojnë shpesh skedarë ODT, DOCX ose RTF në PDF, është një zgjidhje shumë praktike.
Së bashku me PDF24 Creator, ka shumë alternativa të tjera.Nga funksionet e integruara të eksportit në LibreOffice dhe Microsoft Word te mjetet e Adobe, dhe madje edhe shërbimet online me konvertues të integruar, zgjedhja do të varet nëse i jepni përparësi instalimit lokal, privatësisë, automatizimit apo lehtësisë së përdorimit.
Rekomandime praktike për përdorim sipas kontekstit
Për përdorim profesional në ambiente të ndryshmeNjë strategji e arsyeshme është zakonisht si më poshtë: punoni në dokument në formatin nativ të paketës suaj (DOCX nëse përdorni Word, ODT nëse përdorni LibreOffice/OpenOffice) dhe, pasi të keni mbaruar, gjeneroni një PDF për ta ndarë me klientët, furnizuesit ose institucionet.
Nëse organizata juaj përdor vetëm softuer me burim të hapurODT mund të jetë formati kryesor i punës pa shumë problem, por edhe në këtë skenar këshillohet të mbështeteni në PDF për botime dhe dokumente të jashtme që mund t'u arrijnë njerëzve pa të njëjtën paketë të instaluar.
Në mjedise të përziera ku Word dhe LibreOffice bashkëjetojnëKëshillohet të vendosen protokolle të qarta: për shembull, të përcaktohet që draftet e brendshme shkëmbehen në formatin DOCX dhe që versionet përfundimtare lihen të paprekura pasi të konvertohen në PDF. Kjo minimizon surprizat e shkaktuara nga shkëmbimet e shumta midis formateve.
Nuk ka një format të vetëm "më të mirë".Në vend të kësaj, ka opsione më të përshtatshme për secilën situatë: DOCX dhe ODT për redaktim dhe bashkëpunim, dhe PDF për të siguruar përputhshmërinë, pamjen dhe, në një masë të madhe, sigurinë e përmbajtjes. Të kuptuarit e këtyre nuancave ju lejon të zgjidhni me mençuri në secilin rast dhe të shmangni dhimbjet e kokës kur ndani dokumente të rëndësishme.
