La Bashkëpunim jashtë linje në Office dhe Microsoft 365 Është bërë thelbësore për këdo që punon nga distanca, udhëton shpesh ose mbështetet në lidhje interneti të pasigurta. Shprehja e vjetër "Nuk mund të bëj asgjë pa rrjet" nuk është më e vlefshme: sot është plotësisht e mundur të vazhdosh redaktimin e dokumenteve, koordinimin e ekipeve dhe validimin e licencave edhe kur je i shkëputur përkohësisht.
Në këtë udhëzues do të shqyrtojmë, me qetësi dhe në detaje, Si të vazhdoni të punoni jashtë linje me Office dhe Microsoft 365Çfarë është saktësisht qasja e zgjeruar jashtë linje, si konfigurohet nëpërmjet Politikës së Grupit ose Regjistrit, çfarë ndodh me bashkëautorizimin në Word, Excel dhe PowerPoint kur nuk ka internet, si përfshihen OneDrive, SharePoint, Outlook dhe Teams në të gjitha këto dhe çfarë mund të bëni nëse abonimi juaj hyn në modalitetin e funksionalitetit të reduktuar? Ju lejon vetëm të shikoni, jo të modifikoni..
Çfarë do të thotë bashkëpunimi jashtë linje në Office dhe Microsoft 365?
Kur flasim bashkëpunim jashtë linje në Office Nuk po flasim vetëm për mundësinë e hapjes së një skedari pa internet, por për diçka më ambicioze: vazhdoni të punoni në dokumente, spreadsheet-e, prezantime dhe shënime pa lidhje dhe, më vonë, t'i integrojnë këto ndryshime me pjesën tjetër të ekipit, duke ruajtur historikun e versioneve, bashkëautorësinë dhe lejet e aksesit.
Në Microsoft 365 kjo arrihet duke kombinuar disa pjesë: qasje e zgjeruar e licencës jashtë linje për të mbajtur aplikacionet të funksionojnë për muaj të tërë jashtë linje, sinkronizimin e skedarëve nëpërmjet OneDrive dhe SharePoint, bashkëautorizimin në kohë reale kur jeni përsëri në linjë dhe modelet e bashkëpunimit me përdorues të jashtëm (B2B, mysafirë në grup, federim në Skype për Biznes dhe Ekipet e Microsoft).
Falë kësaj qasjeje, përdoruesit që punojnë nga shtëpia, nga vende të largëta ose edhe në mjedise shumë të sigurta dhe të izoluara Ata mund të vazhdojnë të përdorin normalisht Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access dhe komponentë të tjerë të Microsoft 365, edhe nëse kalojnë periudha të gjata pa parë një shfletues të hapur.
Përveç kësaj, platforma u lejon pjesëmarrësve të ndryshëm - të brendshëm ose të jashtëm të organizatës suaj - bashkëpunoni në të njëjtat skedarëMerrni pjesë në takime online kur ka lidhje, ndani dokumente dhe zhvilloni biseda përmes Teams, Yammer ose email-it, pa mungesën e rrjetit që mund të bllokojë punën.
Qasje e zgjeruar jashtë linje në Aplikacionet Microsoft 365 për bizneset
Një nga shtyllat kryesore që Office të funksionojë mirë pa internet është Qasje e zgjeruar jashtë linje të Aplikacioneve Microsoft 365 për bizneset. Kjo veçori i lejon një pajisjeje të ruajë aktivizimin e saj të vlefshëm. deri në 180 ditë pa u rilidhur me serverat e Microsoft për të kontrolluar licencën.
Ky modalitet është projektuar për profile shumë specifike: përdorues që lëvizin përreth vende me lidhje minimale ose aspakEkipet që punojnë në rrjete të mbyllura për arsye sigurie, ose profesionistët që kalojnë muaj larg, për shembull në fushata në terren ose në det. Për ta, nevoja për t'u lidhur çdo disa ditë do të ishte thjesht jopraktike.
Për të përdorur këtë opsion, organizata duhet të ketë një abonim aktiv në Aplikacionet Microsoft 365 dhe të kenë të instaluar të paktën Office 2002 në kompjuterët me Windows. Përveç kësaj, është thelbësore që departamenti i IT-së të mundësojë në mënyrë të qartë aksesin e zgjeruar jashtë linje, qoftë përmes politikave të grupit ose duke modifikuar Regjistrin.
Pasi të jetë konfiguruar, përdoruesi mund të vazhdojë ta përdorë atë normalisht. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access dhe gjithashtu botimet me abonim të Project dhe Visio në Windows, pa që sistemi të kërkojë validime të vazhdueshme. E vetmja kërkesë është që, herë pas here, pajisja të ketë mundësinë të rinovoni ato 180 ditëpërveç në skenarët ku menaxhohet një zgjerim manual.
Informacion i qartë rreth licencës shfaqet brenda vetë ndërfaqes së Office, në faqen e llogarisë së Aplikacioneve Microsoft 365: emri i pajisjes, data e skadimit dhe lidhja në faqen e ndihmës për të zgjeruar ose rishikuar atë akses jashtë linje, gjë që i jep përdoruesit qetësi të konsiderueshme mendore.
Si mundëson IT aksesin e zgjeruar jashtë linje
Përdoruesi fundor nuk e aktivizon vetë aksesin e zgjeruar jashtë linje; Është departamenti i IT-së i cili e përgatit atë gjatë vendosjes së Office. Procesi fillon me instalimin e Aplikacioneve Microsoft 365 për biznes në kompjuterët që kanë nevojë për të.
Pasi të instalohet Office, organizata duhet të zgjedhë opsionin e duhur për të "Përdorim i zgjatur jashtë linje"Kjo mund të bëhet në dy mënyra: nëpërmjet një politike grupi (GPO), shumë e dobishme në mjediset e korporatave me një domen, ose duke redaktuar çelësa të caktuar në Regjistrin e Windows, një mundësi praktike në kompjuterë të izoluar ose skenarë ku nuk përdoren GPO.
Pas aplikimit të konfigurimit, punonjësi hyn në Windows me të tijin ID-ja e hyrjes në llogarinë e korporatës Microsoft (ish-Azure AD), hap Word, Excel ose një aplikacion tjetër të Office dhe kryhet validimi i zakonshëm i licencës. Nga ky moment e tutje, kompjuteri autorizohet të qëndrojë jashtë linje për deri në gjashtë muaj duke i mbajtur aplikacionet aktive.
Brenda dritares së Llogarisë të secilit aplikacion, në seksionin e informacionit të produktit, përdoruesi mund të kontrollojë saktësisht deri në cilën datë është i vlefshëm aktivizimi në atë modalitet të zgjatur dhe të hyjë në lidhjen e mbështetjes nëse ka nevojë për më shumë detaje ose nëse IT ka treguar se duhet. rinovoni manualisht periudhën.
Aktivizo aksesin e zgjeruar jashtë linje duke përdorur politikën e grupit
Në organizatat e mesme dhe të mëdha, mënyra më e përshtatshme për të menaxhuar aksesin e zgjeruar jashtë linje është me politikat e grupitNë këtë mënyrë, konfigurimi mund të aplikohet në qindra ose mijëra pajisje në një mënyrë të centralizuar dhe të qëndrueshme, pa konfigurime manuale makinë pas makine.
Gjëja e parë që duhet të bëjë administratori është të shkarkojë dhe instalojë Skedarët e shablloneve administrative të Office (ADMX/ADML) Këto shabllone, të përditësuara nga Qendra e Shkarkimeve të Microsoft-it, përfshijnë opsione licencimi, konkretisht cilësimin e përdorimit të zgjeruar jashtë linje.
Pasi shabllonet të jenë përfshirë në mjedisin GPO, duhet të gjeni politikën e quajtur "Aktivizo përdorimin e zgjatur jashtë linje"Kjo politikë, e vendosur në shtegun Konfigurimi i Kompjuterit → Politikat → Shabllonet Administrative → Microsoft Office → Cilësimet e Licencimit, kontrollon se për sa kohë pajisjet mund të funksionojnë pa internet.
Aktivizimi i kësaj politike do të bëjë që të gjithë kompjuterët e prekur nga GPO të mbështesin modalitetin e licencës së zgjeruar jashtë linje. Nga perspektiva e përdoruesit, nuk ka pothuajse asnjë ndryshim të dukshëm. Aplikacionet aktivizohen në të njëjtën mënyrëMegjithatë, numëruesi i brendshëm që përcakton kur hyn në modalitetin e funksionalitetit të reduktuar është zgjeruar ndjeshëm.
Nëse në ndonjë moment organizata vendos të ndryshojë kursin, ata thjesht mund të kthehen në të njëjtën politikë, ta çaktivizojnë atë ose ta lënë atë si "Nuk është konfiguruar" dhe pajisjet do të kenë nevojë përsëri lidhje më të shpeshta në internet për të validuar abonimin, siç ishte rasti në modelin standard.
Konfiguro aksesin e zgjeruar jashtë linje duke përdorur Regjistrin e Windows
Në mjedise pa domen, me pak makina ose me politika të ndryshme administrimi, mund të jetë më e drejtpërdrejtë. Aktivizoni aksesin e zgjeruar jashtë linje duke redaktuar RegjistrinEdhe pse kërkon më shumë kujdes, është një opsion i mbështetur plotësisht.
Ideja është të caktohet një vlerë specifike DWORD në çelësat e politikave të Office. Për të aktivizuar funksionalitetin, duhet të krijoni (ose modifikoni) vlerën. «Abonim i Zgjeruar Jashtë Linje» dhe caktoni atë 1 në degët përkatëse të Regjistrit që kontrollojnë licencat e Office në kompjuter.
Me këtë vlerë të vendosur në 1, klienti e kupton se duhet të lejojë abonim i zgjatur pa lidhjeNëse, në të ardhmen, doni ta ndryshoni situatën dhe të ktheheni në sjelljen fillestare, thjesht vendosni të njëjtën vlerë në 0 në të njëjtat çelësa, duke kërkuar përsëri kontrolle më të shpeshta.
Është thelbësore që këto ndryshime të bëhen me lejet e administratorit Dhe, nëse është e mundur, duke ndjekur një procedurë të dokumentuar nga IT për të shmangur gabimet. Megjithatë, në ekipe specifike ose në skenarë testimi, kjo qasje është zakonisht shumë më e shpejtë sesa vendosja ose modifikimi i një GPO të plotë.
Përdorimi i Office kur pajisja humbet internetin
Pasi të aktivizohet qasja e zgjeruar jashtë linje, sjellja e Office kur rrjeti bie është mjaft e parashikueshme. Nëse kompjuteri humbet aksesin në internetAplikacionet vazhdojnë të funksionojnë me të gjitha veçoritë e tyre për deri në 180 ditë nga kontrolli i fundit i licencës.
Kur ka përreth 15 ditë deri në skadimin e afatitPërdoruesi merr njoftime brenda vetë klientit të Office që e nxisin të lidhet me internetin për të rinovuar llogarinë e tij. Kjo i jep kohë të mjaftueshme për të gjetur një rrjet Wi-Fi, për të lidhur një kabllo Ethernet ose thjesht për të aktivizuar një pikë të nxehtë celulare.
Sapo pajisja rifiton lidhjen, aplikacionet komunikojnë me serverat e Microsoft-it. rinovoni abonimin dhe numëruesi 180-ditor riniset. Për sa kohë që kompania e mban abonimin aktiv, ky cikël mund të përsëritet pafundësisht.
Në raste ekstreme, kur është vërtet e pamundur të lidhet pajisja çdo gjashtë muaj - siç janë pajisjet e vendosura në objekte jashtëzakonisht të izoluara ose mjedise ushtarake shumë të mbyllura—, Microsoft ofron mekanizma shtesë të menaxhuar nga IT për të zgjeruar manualisht licencën jashtë linje, sipas politikave të brendshme.
Kufizimet dhe konsideratat e aksesit të zgjatur jashtë linje
Qasja e zgjeruar jashtë linje është shumë e fuqishme, por nuk mbulon absolutisht gjithçka. Për fillestarët, jo të gjitha aplikacionet dhe skenarët Këto përfshihen, megjithëse lista është mjaft e gjerë: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access dhe botimet me abonim të Project dhe Visio në Windows.
Po, gjatë instalimit të Office, organizata vendos përjashtoni ndonjë nga këto aplikacione (për shembull, Access ose Publisher) duke përdorur parametra si ExcludeApp, ai aplikacion do të jetë ende i padisponueshëm edhe nëse pajisja mbështet modalitetin e zgjeruar jashtë linje. Me fjalë të tjera, funksioni nuk instalon asgjë që nuk është vendosur fillimisht.
Një çështje tjetër e rëndësishme është se ndërsa pajisjet janë të shkëputura Nuk do të marrë automatikisht veçori të reja ose përditësime sigurieKjo e detyron departamentin e IT-së të hartojë një plan specifik për të aplikuar përditësimet kur ka dritare lidhjeje, ose përmes mekanizmave jashtë linje të përgatitur për mjedise shumë të kontrolluara.
Përveç kësaj, ia vlen të kontrolloni se çfarë përditësoni kanalin Versionet e Aplikacioneve Microsoft 365 po merren (Kanali Aktual, Kanali Mujor i Ndërmarrjes, Kanali Gjysmëvjetor i Ndërmarrjes, etj.), sepse disponueshmëria e versionit 2002 ose më të ri — një kërkesë për akses të zgjeruar jashtë linje — varet pikërisht nga ai kanal dhe orari i publikimit të Microsoft.
Në fund të fundit, modaliteti i zgjeruar jashtë linje është vetëm një pjesë tjetër e një enigme më të madhe. strategji e mirëplanifikuar e menaxhimit të pajisjevedhe duhet të bashkëjetojnë me politikat e sigurisë, kontrollin e versioneve dhe procedurat e qarta për instalimin e përditësimeve dhe përdorimin e aplikacioneve në skenarë të ndjeshëm.
Bashkëpunimi me përdoruesit e jashtëm: B2B, mysafirët dhe federata
Bashkëpunimi modern në Microsoft 365 nuk kufizohet vetëm te kolegët me llogari të brendshme. Shumë organizata kanë nevojë duke punuar krah për krah me klientët, furnitorët dhe partnerët e jashtëm që nuk janë pjesë e Active Directory tuaj, por prapëseprapë kanë nevojë për qasje në dokumente, faqe interneti ose takime.
Për të ndarë skedarë dhe faqe interneti, SharePoint Online dhe OneDrive për Biznes Ato ofrojnë ndarje të jashtme të sigurt, bazuar në leje të detajuara dhe modele të ndryshme vërtetimi. Është e mundur të jepet qasje vetëm për dokumente ose biblioteka të caktuara, dhe madje të gjenerohen lidhje me data skadimi ose kufizime redaktimi.
Lidhur me komunikimin në kohë reale, shërbime të tilla si Skype për Biznes (në skenarë të vjetër) dhe Microsoft Teams Ato lejojnë aksesin e federatës dhe të mysafirëve. Në këtë mënyrë, njerëz nga kompani të tjera mund të marrin pjesë në biseda, thirrje dhe takime duke përdorur identitetin e tyre të korporatës, pa pasur nevojë të krijojnë llogari tradicionale të brendshme për ta.
Përveç kësaj, funksionaliteti i Qasje për mysafirë në grupet e Office 365Kjo lejon që përdoruesit e jashtëm të shtohen si anëtarë të ftuar të një grupi në mënyrë që ata të mund të marrin pjesë në biseda, të shikojnë skedarë të përbashkët dhe të ndjekin aktivitetin pa humbur asnjë detaj, gjithmonë duke respektuar politikat e përcaktuara të sigurisë dhe pajtueshmërisë.
Administratorët gjithashtu kanë raportet dhe mjetet e monitorimit që i ndihmojnë ata të shqyrtojnë se kush ka qasje në secilin burim, të revokojnë lejet nëse është e nevojshme dhe të sigurohen që modeli i bashkëpunimit me palët e jashtme është në përputhje me rregullat e brendshme dhe kërkesat rregullatore të sektorit.
Puna me dokumente të përbashkëta jashtë linje: bashkëautorizim dhe sinkronizim
Një nga pikat e forta të Microsoft 365 është se, edhe nëse nuk keni një lidhje rrjeti në një moment të caktuar, prapë mund të vazhdoni. duke punuar në dokumente të përbashkëta dhe më vonë sinkronizoni gjithçka pa humbur ndryshimet. Kjo mbështetet kryesisht në OneDrive dhe SharePoint si depo në cloud.
Kur hapni një skedar të ruajtur në OneDrive ose në një bibliotekë SharePoint nga Word, Excel ose PowerPoint (qoftë në desktop apo celular), mund të vazhdoni redaktimin edhe nëse humbni lidhjen. Nëse persona të tjerë po e prekin të njëjtin dokument Në të njëjtën kohë, ndërsa jeni jashtë linje, nuk do t'i shihni ndryshimet e tyre dhe as ata nuk do t'i shohin tuajat.
Sapo të rilidheni, aplikacionet zbulojnë se ka azhurnime në pritjeKlienti i sinkronizimit OneDrive merret me ngarkimin e ndryshimeve tuaja dhe shkarkimin e ndryshimeve të të tjerëve, edhe pasi ta keni mbyllur programin Office. Nëse jeni me fat dhe askush tjetër nuk i ka modifikuar të njëjtat pjesë të skedarit, procesi do të jetë plotësisht i pandërprerë.
Nëse, nga ana tjetër, disa përdorues kanë modifikuar saktësisht të njëjtën seksion gjatë periudhës jashtë linje, do të ndodhë sa vijon: konfliktet e redaktimitNë ato raste, aplikacioni do t'ju njoftojë dhe do t'ju kërkojë të zgjidhni se cilin version të mbani ose si t'i kombinoni ndryshimet, në vend që ta mbishkruajë pa pyetur dhe t'ju bëjë të humbisni punën e të tjerëve.
Kjo sjellje është veçanërisht e rëndësishme kur punoni me dosje të sinkronizuara në nivel lokal (dosjet tipike të OneDrive që shihni në File Explorer). Çdo dokument që ruani atje do të mbetet i arritshëm jashtë linje dhe do të sinkronizohet automatikisht me cloud kur pajisja juaj të jetë përsëri në internet, duke u integruar me Outlook, Teams, SharePoint dhe shërbime të tjera.
Bashkëautorim në Word: bllokim paragrafësh dhe zgjidhje konfliktesh
Në Word, bashkë-autorizimi është përmirësuar shumë në mënyrë që shumë përdorues të mund të shkruajnë njëkohësisht pa ndërprerë njëri-tjetrin. Ndërsa jeni i kyçur, programi aplikon një ndryshim të lehtë. bllokim paragrafiParagrafi që po redaktoni është rezervuar përkohësisht në mënyrë që dikush tjetër të mos mund ta modifikojë atë në të njëjtën kohë.
Kur pajisja shkëputet dhe ju vazhdoni të punoni në dokument, ai koordinim në kohë reale nuk është më i mundur. Kjo hap derën për... dy ose më shumë persona modifikojnë të njëjtin paragraf më vete. Është e pashmangshme kur nuk ka komunikim të vazhdueshëm me serverin cloud.
Kur ruani ndryshimet dhe rilidheni, Word krahason versionin tuaj të skedarit me atë të ruajtur në cloud. Nëse zbulon se dikush tjetër i ka modifikuar gjithashtu të njëjtat rreshta, do të shfaqë një paralajmërim për konfliktin e ruajtjes kështu që mund të kontrolloni se çfarë ka ndryshuar.
Nga ajo kuti dialogu, mund të keni akses në një pamje krahasuese të versioneve të ndryshme të përmbajtjes, të zgjidhni tekstin që dëshironi të mbani, të bashkoni kontributet ose, nëse preferoni, të mbani versionin e personit tjetër. Është shumë e ngjashme me punën me gjurmimin e ndryshimeve, por e përqendruar në... zgjidhin probleme të njëkohshme pa shkatërruar punën e të tjerëve.
Edhe pse mund të bëhet disi bezdisëse nëse përsëritet shpesh, ky sistem është ajo që garancitë që përpjekja e secilit anëtar të ekipit të respektohet, madje edhe në kontekstet e bashkëpunimit jashtë linje ose me lidhje shumë të parregullta.
Bashkëautorizim i sigurt në Word, Excel dhe PowerPoint
Përtej modalitetit jashtë linje, bashkëautorizimi në Microsoft 365 i transformon dokumentet në një hapësirë pune dinamike dhe të përbashkët. Në Word, rrjedha tipike e punës përfshin ruajtjen e skedarit në OneDrive ose një faqe interneti SharePoint dhe prej andej, përdorni butonin "Ndaj" për të ftuar njerëz të tjerë.
Ky buton është i pranishëm si në aplikacionet për desktop ashtu edhe në Word për ueb, si dhe në Windows File Explorer dhe Mac Finder, kështu që përvoja e ndarjes është shumë homogjeneKur ftoni kolegë të brendshëm ose edhe përdorues të jashtëm, mund të vendosni nëse ata mund ta shohin vetëm dokumentin apo edhe ta modifikojnë atë.
Kur përdorues të ndryshëm hapin skedarin dhe fillojnë të punojnë, do të shihni kursorët dhe modifikimet e tij pothuajse në kohë realeNë varësi të mënyrës se si ruhen ndryshimet, mund të futni edhe komente, t'u përgjigjeni temave dhe të shënoni bisedat si të zgjidhura, duke e ruajtur të gjithë kontekstin brenda vetë dokumentit.
Në Excel, përveç bashkëautorizimit të njëkohshëm, fuqia e tij historia e versionitNga menyja Skedar → Historiku, mund të rishikoni se kush e ka modifikuar librin e punës dhe kur, të hapni versionet e mëparshme për t'i krahasuar ato dhe të rivendosni një nëse është e nevojshme - shumë e dobishme kur disa përdorues kanë bërë ndryshime të rëndësishme në një kohë të shkurtër.
PowerPoint, nga ana e tij, përqendrohet në shfaqjen e qartë të Kush po e modifikon çdo diapozitiv dhe Karakteristikat e bashkëpunimit në PowerPointNë krye, do të shihni një listë të përdoruesve aktivë dhe me një klikim, mund të kaloni te diapozitivi në të cilin po punon secili prej tyre. Gjithashtu integrohet pa probleme me Skype ose Teams për biseda të shpejta me zë ose video ndërsa përshtatni prezantimin.
Outlook, OneDrive dhe ndarja inteligjente e skedarëve
Outlook gjithashtu ka shumë për të ofruar në bashkëpunim, veçanërisht në lidhje me... dërgimi dhe menaxhimi i bashkëngjitjeveVersionet moderne braktisin idenë e dërgimit të kopjeve statike të dokumenteve dhe i japin përparësi punës me skedarët e ruajtur në cloud.
Kur përpiqeni të bashkëngjitni një skedar, Outlook mund të sugjerojë Ngarkojeni automatikisht në OneDrive ose në një faqe SharePoint Në vend që ta përfshini vetë skedarin, futni një lidhje me leje të menaxhuara. Në këtë mënyrë, të gjithë marrësit kanë qasje në të njëjtën përmbajtje, me bashkëautorësi, historik versionesh dhe pa i mbushur kutitë hyrëse me kopje të dyfishta.
Një përmirësim tjetër është lista e skedarët e fundit e cila shfaqet kur bashkëngjitni, duke e bërë punën e përditshme shumë më të lehtë: dokumentet me të cilat keni punuar pak më parë zakonisht janë aty, duke shmangur nevojën për të lundruar nëpër shtigje të pafundme sa herë që dëshironi të ndani diçka me email.
Në kombinim me Dosjet e sinkronizuara të OneDriveKjo qasje ju lejon të vazhdoni redaktimi dhe krijimi i dokumenteve jashtë linje Dhe kur pajisja të jetë përsëri në linjë, gjithçka sinkronizohet në sfond dhe bëhet e disponueshme për t'u ndarë nga Outlook, Teams, SharePoint ose aplikacione të tjera, pa ndonjë përpjekje shtesë nga ana juaj.
Microsoft Teams si qendra e bashkëpunimit
Për shumë organizata, Ekipet e Microsoft Tani është qendra kryesore për biseda, takime, thirrje dhe skedarë. Integrimi i tij me pjesën tjetër të Microsoft 365 e bën bashkëpunimin shumë më të natyrshëm, si me kolegët e brendshëm ashtu edhe me mysafirët e jashtëm.
Nga Teams mund të mbani biseda të vazhdueshme përmes kanaleve ose bisedave private, filloni Thirrje dhe video thirrje me një ose dy klikimeMund ta ndani ekranin tuaj ose të prezantoni dokumente të Office direkt në takim. Skedarët e kanaleve ruhen në bibliotekat e SharePoint, ndërsa skedarët privatë të bisedave ruhen në OneDrive, të gjitha me mbështetje për bashkëautorizim dhe sinkronizim jashtë linje.
Platforma gjithashtu lejon ftoni në mënyrë të sigurt përdoruesit e jashtëm në ekipe ose kanale specifike, në mënyrë që ata të mund të marrin pjesë në operacionet e përditshme të projektit pa pasur nevojë të jenë të integruar plotësisht si punonjës. Kjo aftësi funksionon shumë mirë me ndarjen e jashtme të SharePoint dhe OneDrive dhe me grupet e Office 365 me mysafirë.
Së fundmi, Teams ofron skeda të personalizueshme brenda secilit kanal, ku mund t'i fiksoni Faqet e SharePoint, fletoret e OneNote, panelet e kontrollit të Power BI dhe shumë aplikacione të tjera, duke siguruar që informacioni përkatës për ekipin të jetë gjithmonë i disponueshëm lehtësisht në një hapësirë të vetme pune.
SharePoint dhe lidhja e tij me Teams dhe OneDrive
SharePoint mbetet motori i përmbajtjes Në shumicën e implementimeve të Microsoft 365, ju lejon të krijoni faqe ekipi, faqe komunikimi, biblioteka dokumentesh dhe faqe me lajme të brendshme ose burime kryesore për projekte.
Faqja kryesore e SharePoint zakonisht shfaq me një shikim aktiviteti i fundit i faqes të cilit i përkisni, si dhe shkurtesat për ato që përdorni më shpesh. Kjo e përshpejton shumë fillimin e ditës sepse ju vendos shpejt në projektet që keni në dorë.
Integrimi me Teams është shumë i drejtpërdrejtë: nga një kanal, mund të shtypni butonin "+" për të shtoni një skedë të tipit SharePoint dhe zgjidhni faqen ose bibliotekën që dëshironi të shfaqni. Nga aty, të gjithë anëtarët e ekipit do ta shohin atë përmbajtje pa dalë nga Teams, duke zvogëluar nevojën për të kaluar midis aplikacioneve.
I kombinuar me OneDrive, ky model lejon që dokumentet e ruajtura në faqet e SharePoint të jenë gjithashtu sinkronizuar lokalisht në kompjuterë, gati për të punuar jashtë linje dhe kur ka një lidhje rrjeti, ato rikuperojnë bashkëautorësinë dhe historikun e versioneve pa pasur nevojë që përdoruesi të bëjë ndonjë gjë të veçantë.
OneNote, Sway dhe Yammer: bashkëpunim krijues dhe social
Bashkëpunimi në Microsoft 365 nuk ka të bëjë vetëm me "dokumentet klasike". Mjete si OneNote, Sway dhe Yammer Ato ofrojnë një shtresë më krijuese dhe sociale, e cila gjithashtu përfiton nga aftësia për të punuar pa lidhje të vazhdueshme.
OneNote funksionon si një fletore e përbashkët Ideale për takime, seanca shkëmbimi idesh ose projekte që përfshijnë shumë persona. Çdo përdorues mund të mbajë shënime njëkohësisht në seksione ose faqe të ndryshme, me një regjistër se kush e shkroi secilin shënim - shumë i dobishëm për ndjekjen e mëvonshme.
Sway është i orientuar drejt krijimit prezantime interaktive dhe rrëfime vizualeKa një veçori të quajtur "Sways near me" që ua lehtëson dy përdoruesve fizikisht afër njëri-tjetrit lidhjen e shpejtë të pajisjeve të tyre dhe të fillojnë bashkëpunimin në të njëjtën përmbajtje duke përfituar nga afërsia (për shembull, nëpërmjet WiFi ose Bluetooth).
Kur ftoni një bashkëpunëtor të ngushtë dhe dërgoni ftesën për ndarje, të dy mund ta modifikoni Sway në të njëjtën kohë, duke përfshirë foto dhe video të kapura nga telefonat tuaj celularëKjo është shumë praktike për dokumentimin e vizitave të klientëve, konferencave, eventeve të korporatave ose udhëtimeve të biznesit ku lidhja mund të jetë me ndërprerje.
Falë aftësive të ndarjes së iOS, është gjithashtu e mundur të dërgoni një Sway direkt nga një iPhone ose iPad nëpërmjet email-it, mesazhit, mediave sociale apo edhe në një fletore OneNote, duke thjeshtuar shpërndarjen e përmbajtjes së krijuar pa pasur nevojë për procese komplekse.
Yammer e plotëson këtë ekosistem si rrjeti social i brendshëm i korporatësJu lejon të krijoni komunitete me interes, të mbledhni ide nga punonjësit në departamente dhe zona kohore të ndryshme, të nisni anketa, të diskutoni propozime dhe të ndiqni iniciativat ndërfunksionale, të gjitha ndërkohë që i mbani bisedat në një vend të arritshëm për të gjithë organizatën.
Probleme të zakonshme me Office 365 jashtë linje dhe modalitetin vetëm për lexim
Një çështje që ngre shumë pyetje është sjellja e Office 365 kur punoni jashtë linje Dhe pastaj shfaqet mesazhi i frikshëm: “produkt pa licencë” ose “mund të shikoni vetëm dokumente, jo të modifikoni ose ruani.” Disa përdorues kanë komentuar mbi këtë situatë: me sa duket, thjesht lidhja periodikisht është e mjaftueshme, por në praktikë, aplikacionet ndonjëherë hyjnë në një modalitet të funksionalitetit të kufizuar më shpejt se sa pritej.
Në modelet standarde të abonimit (pa akses të zgjeruar jashtë linje), Office ka nevojë për Kontrolloni licencën periodikishtKjo zakonisht ndodh çdo 30 ditë a më shpesh. Nëse kalon shumë kohë pa kontaktuar pajisjen me serverat e aktivizimit, aplikacionet ndalojnë së punuari me kapacitet të plotë dhe hyjnë në një modalitet ku lejojnë hapjen e dokumenteve vetëm në modalitetin vetëm për lexim.
Kur hyni përsëri dhe lidheni me internetin në atë gjendje, gjithçka kthehet në normalitet, por ndërsa jeni jashtë linje, zbuloni se Nuk mund të modifikosh ose ruashKjo është mjaft zhgënjyese dhe i shtyn disa përdorues të marrin në konsideratë kthimin në versionet e përhershme si Office 2010.
Për të minimizuar këto probleme, është e rëndësishme të siguroheni që abonimi është aktiv dhe që përdoruesi të identifikohet me llogaria e saktë e lidhur me licencën dhe që pajisja të ketë qenë në gjendje të lidhet të paktën një herë gjatë periudhës së pritur. Nëse skenari i punës kërkon që të qëndrojë më shumë se 30 ditë pa lidhje, atëherë organizata duhet ta marrë seriozisht në konsideratë aktivizimin e Qasje e zgjeruar jashtë linje ose përdorni modele alternative të licencimit të dizajnuara për mjedise pa lidhje.
Në praktikë, një e mirë planifikim Menaxhimi i IT-së—përcaktimi i kompjuterëve që kanë nevojë për këtë modalitet të zgjeruar, kontrollimi periodik i statusit të licencës dhe dhënia e udhëzimeve të qarta përdoruesve—zakonisht është i mjaftueshëm për të shmangur shumicën e incidenteve që lidhen me modalitetin vetëm për lexim të papritur.
Kombinimi i licencave të konfiguruara mirë, sinkronizimi i skedarëve me OneDrive dhe SharePoint, bashkëautorizimi në Word, Excel dhe integrimin e PowerPoint, Outlook, Teams dhe SharePoint, si dhe mbështetja për mjete si OneNote, Sway dhe Yammer, e bëjnë ekosistemin Microsoft 365... ju lejojnë të vazhdoni bashkëpunimin edhe kur lidhja dështonduke ruajtur sigurinë, kontrollin e versioneve dhe fleksibilitetin që kërkon puna moderne.
